Checkliste & Tipps: Visitenkarten erstellen - und meine neuen Visitenkarten

Checkliste & Tipps: Visitenkarten erstellen - und meine neuen Visitenkarten

Bei meiner letzten größeren Geschäftsreise habe ich viele zukünftige Geschäftspartner in kurzer Zeit kennengelernt. Leider fällt es mir meistens nicht leicht, mir neue Gesichter und die dazugehörigen Namen zu merken. Auf dieser Reise habe ich festgestellt, dass dieses Problem viele Menschen betrifft, auf jeden Fall war das immer wieder ein Thema bei der Übergabe der Visitenkarte. - Und natürlich wurden auch gleich Merkhilfe-Tipps ausgetauscht. Der Tipp einer "Betroffenen", jeden Menschen mit seiner Visitenkarte zu fotografieren, um Gesichter und Namen zu verbinden, ist mir besonders in Erinnerung geblieben. Damals habe ich mir vorgenommen, auf meiner eigenen Visitenkarte zukünftig unbedingt ein Foto zu integrieren, denn das erfüllt ja den gleichen Zweck.

 

Vor Kurzem war es soweit, ich habe neue Visitenkarten in Auftrag gegeben.

 

Was muss man beim Erstellen einer Visitenkarte beachten? Sie sollte das Unternehmen und den Menschen repräsentieren und eine spätere Kontaktaufnahme durch alle nötigen Daten leicht machen, denn meistens will man durch eine Visitenkarte neue Kunden gewinnen. Und sie sollte das Gedächtnis unterstützen (siehe oben).

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Geschäftsreise: Meine 7 wichtigsten Tipps und Travel-Hacks

Geschätsreise: Meine  7 wichtigsten Tipps und Travel-hacks

Gute Vorbereitung ist für mich bei einer Geschäftsreise noch wichtiger als bei einer privaten Reise. Eine gute und bewährte Checkliste macht das Packen und die Geschäftsreise einspannter  - und vielleicht auch erfolgreicher.

 

Natürlich muss die Reise geplant und eventuell gebucht, Vertretung im Büro (und im Haushalt) organisiert werden, aber in diesem Beitrag geht es um die Travel-Hacks, also um kleine Tipps rund ums Koffer packen für die Geschäftsreise.

 

Ich habe Freunde und Kollegen nach Ihren bewährten Tricks und auch nach Pannen und peinlichen Situationen befragt, die sie durch bessere Pack-Organisation vermeiden hätten können. Und hier sind meine Tipps für die Geschäftsreise:

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Mehr Überblick im Kalender: 4 Tipps für einfaches Zeitmanagement

Mehr Überblick im Kalender: 4 Tipps für einfaches Zeitmanagement

Jeder Tag hat 24 Stunden und wenn er vorbei ist, fängt ein neuer an. Dafür braucht man keinen Kalender, aber die meisten Menschen (und ich auch) haben trotzdem einen - oder gar mehrere. Denn indem wir unsere Termine im Kalender eintragen, wollen wir unsere Tage und Wochen sinnvoll strukturieren und natürlich auch keinen Termin versehentlich vergessen.

 

Meine 4 Tipps, wie Sie dieses Zeitmanagement einfach halten und dadurch mehr Überblick im Kalender schaffen, finden Sie hier:

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DIY: Weihnachtstüten als Last-Minute-Geschenkverpackung (Gastartikel)

DIY: Weihnachtstüten als Last-Minute-Geschenkverpackung

Kennen Sie das, Sie müssen schnell noch ein Weihnachtsgeschenk verpacken, aber das Geschenkpapier ist schon längst zur Neige gegangen?

 

Beim Kochen und Backen finde ich immer kreative Lösungen für ein Problem, aber beim Basteln, also DIY, fällt mir meistens nichts ein. Darum habe ich mich sehr gefreut, als Talu.de mir vorgeschlagen hat, einen Gastartikel zum Thema "Last-Minute-Geschenkverpackung" für mich zu schreiben. Und, keine Sorge - diese Weihnachtstüte gelingt sogar mir in nur 5 Minuten:

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Gut organisiert am Arbeitsplatz: Erstellen Sie ein eigenes Handbuch

Gut organisiert am Arbeitsplatz: Erstellen Sie ein eigenes Handbuch

Während meiner Ausbildung in einem Industriebetrieb habe ich viele verschiedene Abteilungen kennen gelernt. In den meisten Abteilungen war es üblich, dass der Auszubildende nach der Einarbeitungszeit als Urlaubsvertretung eingesetzt wurde. Ich weiß nicht, ob das heute noch so gemacht wird, aber ich weiß noch genau, wie groß der Unterschied zwischen "ein bisschen bei der Arbeit zusehen" oder "eigenverantwortlich an einem Arbeitsplatz arbeiten" ist. Ich habe dabei auch sehr schnell gelernt, dass es wichtig ist, genau aufzuschreiben, welche Arbeitsschritte wann, in welcher Reihenfolge (und am besten auch warum ;-)) gemacht werden müssen.

 

Später, in einem anderen Unternehmen, arbeitete ich bei einer ISO-Zertifizierung mit und musste - wie meine Kollegen - für meinen Arbeitsplatz genaue Arbeitsanleitungen erstellen. Viele Mitarbeiter waren aber nicht so leicht vom Sinn dieser Anleitungen zu überzeugen, denn die Erstellung macht Mühe und als Mitarbeiter mit viel Erfahrung fragt man sich natürlich auch, welchen Wert man für den Arbeitgeber noch hat, wenn alle Erfahrungen, Tipps und Hinweise für jeden in einer Arbeitsanleitung zugänglich sind. Ich denke, Joseph Badaracco hat zum Thema "Wissen teilen" die richtige Einstellung:

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Praktische Tipps für schnelle Buchhaltung

Praktische Tipps für schnelle Buchhaltung

Auch wenn die Buchhaltung von vielen nur ungern erledigt wird - weder große Unternehmen noch Selbständige und Freiberufler kommen um diese Aufgabe herum.

 

Selbst erlebt habe ich das in kaum vorstellbarem Ausmaß bei einem meiner früheren Arbeitgeber. Nie waren die Belege da wo sie sein sollten und am Ende des Monats, wenn der Steuerberater die fehlenden Belege anmahnte, ging die große Suche los. Im Nachhinein war es dann natürlich auch viel schwieriger, die Belege wiederzufinden und sich bei Unklarheiten an den jeweiligen Vorgang genau zu erinnern. Das hat alle Beteiligten Nerven und viel Zeit gekostet. Erledigt werden  musste die Buchhaltung natürlich trotzdem und zu allem Überfluss wurden dann oft auch noch zusätzliche Gebühren fällig.

 

Dabei ist es gar nicht so kompliziert, die Geschäftsbücher strukturiert und lückenlos zu führen. Diese praktischen Tipps helfen Ihnen, Ihre Buchhaltung schnell zu erledigen und Chaos zu vermeiden:

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Gastartikel: MAPPEI: Bringen Sie Ordnung ins Tagesgeschäft

MAPPEI: Bringen Sie Ordnung ins Tagesgeschäft

„Sie räumen noch genau einmal auf und dann NIE wieder!“, verspricht Jürgen Kurz. Wie das funktionieren kann, erfahren Sie direkt von Jürgen Kurz, der diesen Gastartikel für mich verfasst hat:

 

Jürgen Kurz ist Unternehmer, Senior-Consultant und Blogger. Er ist der Begründer von Büro-Kaizen®, einer Methode, die mindestens 20 % mehr Effizienz im Büro ermöglicht. Die Schwerpunkte sind effiziente Prozesse im Büro, digitale Lösungen, das Büro von morgen und mobiles Arbeiten.

 

Kaizen kommt aus dem Japanischen und bedeutet „ständige Verbesserung“. Ich habe das aus Produktionsprozessen stammende Kaizen-Prinzip auf die Büroorganisation erfolgreich übertragen. Mein Versprechen: „Sie räumen noch genau einmal auf und dann NIE wieder!“ Inzwischen gelte ich als Deutschlands anerkannter Aufräum-Experte.

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So verbessert das richtige Licht die Produktivität und Lebensqualität im Büro & im Alltag

So verbessert das richtige Licht die Produktivität und Lebensqualität im Büro & Alltag

"Kind, mach' doch das Licht an, du verdirbst dir ja die Augen". Für diese sympatisch-altmodische Auffassung meiner Oma gibt es in der Forschung zur Augenheilkunde zunehmend Bestätigung, denn zuwenig Licht spielt anscheinend bei der Entstehung von Kurzsichtigkeit eine wichtige Rolle. Schon 1997 schrieb die Zeit über eine Untersuchung von Frank Schaeffel, Neuroophthalmologe an der Tübinger Uniklinik, an Hühnern, die im Dämmerlicht lebten: "Geringe Helligkeit des Bildes auf der Netzhaut in Zusammenhang mit geringem Bildkontrast führen im Tiermodell des Huhns zu Kurzsichtigkeit." - Und der aktuelle Übersichtsartikel des Forschers bestätigt die Rolle des Lichts für die Augen.

 

Wir verbringen viel Zeit in geschlossenen Räumen und nicht nur für die Augen, sondern auch für die Produktivität im Büro und für die Lebensqualität im Alltag sind die biologischen Effekte von Licht ein wichtiger Einflussfaktor: Licht kann belebend und motivierend, aber auch beruhigend und entspannend wirken. Diese Wirkungen lassen sich in ganz erstaunlicher Weise in vielen Bereichen unseres modernen Lebens einsetzen:

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Urlaub: Linktipps - Rund um die Erholung im Urlaub und Zuhause

Freibad Hagenmoos in Obergünzburg im Allgäu

Ich fahre gerne in den Urlaub und bald ist es wieder soweit. Einen schönen Urlaub kann man aber natürlich auch Zuhause erleben.

 

In Urlaubsstimmung kommt man zum Beispiel in unserem örtlichen Naturbad "Hagenmoos" ganz schnell. Morgens ist es im 1930 gebauten Bad idyllisch ruhig. Eine gute Zeit, um ein paar Fotos zu machen - obwohl Experten ja vom "Dokumentationswahn" im Urlaub abraten ...

 

Tipps, wie Sie sich im Urlaub und Zuhause am besten erholen und diese Erholung möglichst lange im Alltag erhalten, habe ich für Sie zusammengestellt:

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Wie läuft es am Flughafen ab? - Von der Ankunft am Flughafen bis ins Flugzeug

Wer schon ein paar Mal geflogen ist, für den ist der Ablauf am Flughafen ganz klar. Aber ich erinnere mich noch genau an die Verwirrung bei meinem ersten Langstreckenflug von einem großen Flughafen aus: Boarding, Terminal, Check-In, online Check-In, Gepäckabgabe, Sicherheitskontrolle, Gate ... Was kommt wann in welcher Reihenfolge und was bedeutet es genau?

 

Vor Kurzem bin ich wieder geflogen und habe mich, obwohl ich inzwischen routinierter bin, über die Selbstverständlichkeit gewundert, mit der die verschiedensten Zeichen, Symbole und Fachbegriffe auf den Anzeigetafeln benutzt werden - ohne jede Erklärung!

 

Damit Ihre Reise ohne Stress und Unsicherheit startet, lesen Sie, wie es am Flughafen abläuft, welche Stationen es gibt und wie Sie möglichst rasch und nervenschonend im Flugzeug ankommen:

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Was muss ins Handgepäck? Die ultimative Packliste für Flugreisen: geschäftlich & privat

Ultimative Packliste fürs Handgepäck auf Flugreisen - geschäftlich und privat

Packlisten für Flugreisen unterscheiden sich von anderen Reisen, da man in der Luft nicht einfach fehlende Dinge im Supermarkt nachkaufen oder einfach aus dem Koffer holen kann. Außerdem gibt es aus Sicherheitsgründen Einschränkungen was im Handgepäck mitgenommen werden darf.

 

Meine ultimative Packliste fürs Handgepäck für Flugreisen habe ich auf mehreren Flügen getestet (und bei meinen Mitreisenden abgeschaut). Nächste Woche fliege ich nach Neufundland & Labrador und hoffentlich steht alles drauf, was man brauchen kann und leicht vergisst ;-).

 

Da es eine "ultimative" Packliste ist, müssen Sie natürlich auswählen, was Sie davon brauchen. Nehmen Sie auf keinen Fall alles mit - nicht jeder braucht eine Schlafbrille oder Augentropfen gegen trockene Flugzeugluft. Denn die Kunst am Packen für eine Reise besteht meiner Meinung nach darin, alles Nötige dabeizuhaben und alles Unnötige daheimzulassen oder, wie Antoine de Saint-Exupery sagt, "Wer glücklich reisen will, reise mit leichtem Gepäck.".    

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Dokumentenansicht: Mehr Übersicht im Dokument (Word)

Dokumentenansicht: Mehr Übersicht im Dokument (Word)

In allen gängigen Textverarbeitungsprogrammen gibt es verschiedene Möglichkeiten, Text darstellen zu lassen.

 

Für lange Dokumente ist die Dokumentenansicht sehr praktisch, denn hier werden in einem extra Fenster die verschiedenen Überschriftenebenen angezeigt. Diese Art der Textanzeige wird deshalb auch Gliederungsansicht genannt. Durch Anklicken einer Überschrift landen Sie im Dokument sofort an der entsprechenden Stelle.

 

Sie können mit dieser Anzeige also sehr schnell durch ihr Dokument navigieren und sehen sofort, ob Ihr Text logisch gegliedert ist. Meine Texte lasse ich mir inzwischen alle standardmäßig in der Dokumentenansicht anzeigen.

 

Ich zeige Ihnen am Beispiel von Microsoft Word, was Sie tun müssen, damit Ihr Dokument mit den entsprechenden Überschriften in der Gliederungsansicht angezeigt wird:

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Arbeiten wie ein Profi: Formatvorlagen anwenden und erstellen

Ich formatiere für einen Verlag umfangreiche Texte mit Microsoft Word. Dabei habe ich viel über Formatierungen, Formatvorlagen und Dokumentenvorlagen gelernt. Das hört sich kompliziert an, ist aber gar nicht so schwer. Ich zeige Ihnen, wie Sie mit ein paar einfachen Handgriffen wie ein Profi mit Formatvorlagen arbeiten und von den Vorteilen profitieren:

 

Durch das Anwenden von Formatvorlagen erhalten auch längere Schriftstücke schnell ein einheitliches Aussehen und Sie können automatische Funktionen wie zum Beispiel das Erstellen von automatischen Inhaltsverzeichnissen einfach nutzen.

 

Lesen Sie, wie Sie Formatvorlagen einfach zuweisen, selbst anlegen und weit verbreitete Fehler beim Umgang mit Formatvorlagen vermeiden.

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Lesen im Internet: Linktipps rund um die Büroorganisation (Teil II)

Ich habe für Sie wieder interessante Linktipps rund um die Organisation im Büro gesammelt. Viel Spaß beim Schmökern:

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So programmieren Sie Makros mit Word (Organisation Büro)

So programmieren Sie Makros in Word (Organisation Büro)

Wenn ich immer gleiche und wiederkehrende Aufgaben am Computer ausführe, dann muss ich an meine frühere Teamleiterin denken. Sie erinnerte uns fünf Mädels immer wieder: "Spart euch Klicks!", denn was auf den ersten Blick nur mal eben ein Klick mehr ist, summiert sich im Laufe des Tages schnell zu einer halben Stunde oder mehr. Sie zeigte uns wie wir durch Tastenkombinationen (Shortcuts) und durch Anwendung von Textbausteinen viele überflüssige Klicks und damit Zeit sparen (und sinnvoller nutzen) können. Zur guten Organisation im Büro ist Klicks sparen meiner Meinung nach genauso wichtig wie keine Stapel oder Ordnung im E-Mail-Postfach.

 

Was meine Teamleiterin und ich damals noch nicht wussten: Es gibt für je­des Pro­gramm Ma­kros (und Add-ins), die die im­mer glei­chen Pro­zesse au­to­ma­ti­sie­ren und die in Word ohne Programmierkenntnisse von jedem Anwender einfach erstellt werden können.

 

Und so sparen Sie damit Klicks:

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Mehr Sicherheit im Internet: Tipps vom Profi

Mehr Sicherheit im Internet: Tipps vom Profi

"Ach du meine Güte", war die spontane Reaktion der Frau neben mir im Vortrag "Tatort www" als der Experte für Hacking im Internet Götz Schartner empfahl, unbedingt für jedes Benutzerkonto eigene Passwörter zu verwenden. Ich konnte es ihr nachfühlen, denn obwohl ich versuche, möglichst wenig Benutzerkonten anzulegen, ist sogar meine Liste inzwischen ziemlich lang. Da sieht sich nicht nur meine Sitznachbarin vor dem Problem, diese viele Passwörter zu organisieren.

 

Warum es so wichtig ist, jeweils ein separates Passwort zu vergeben, wie Sie den Überblick über diese vielen Passwörter behalten und welche Vorkehrungen der Sicherheitsexperte für Ihre Internetbenutzung noch empfiehlt, lesen Sie hier:

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Effektiv arbeiten mit Word und anderen Textverarbeitungsprogrammen

Effektiv Arbeiten mit Word und anderen Textverarbeitungsprogrammen

EDV-Programme sollen zeitraubende Aufgaben im Büro beschleunigen, und wer sich früher beim Schreiben eines wichtigen Dokumentes auf einer Schreibmaschine vertippt hat und von vorne anfangen musste, der weiß zu schätzen, dass zum Beispiel Tippfehler heute durch Textverarbeitungsprogramme (fast) keine Zeit mehr kosten.

 

Trotzdem gibt es immer noch erstaunlich viele wiederkehrende Aufgaben beim Schreiben und Beantworten von Briefen und E-Mails, beim Erstellen von Dokumenten und PowerPoint-Präsentationen oder Excel-Tabellen, die unnötig Zeit kosten und leicht durch einfache Werkzeuge der jeweiligen EDV-Programme erledigt werden könnten. Laut der Office-Studie von 2014 gibt es in diesem Bereich ein Steigerungspotential der Produktivität von bis zu 25%.

 

Ich habe für Sie ein paar Beispiele für Textverarbeitungsprogramme zusammengestellt, wie Sie am PC effektiver arbeiten, weniger Langeweile und mehr Zeit für anderes haben. Verführerisch, oder?

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Wird anrufen bald das neue Rauchen und ist es eine rücksichtslose Gewohnheit?

Wer anruft stört und nervt. Genauso wie Raucher viele Nichtraucher stören. Effektives Arbeiten und ungestörte Freizeit funktioniert am besten ohne Telefon, deshalb sollten Nachrichten auf der Mailbox am besten automatisch schriftlich an den Nutzer weitergeleitet werden. Dieser Meinung ist zumindest Stefan Schmitt (Zeit Nr. 50, 10.12.15, Seite 72 "Anrufen wird bald das neue Rauchen - eine rücksichtslose Gewohnheit ...). Als Begründung gibt er an, dass ihn Telefonanrufe aufschrecken und in seiner selbstbestimmten Arbeit oder in seiner Freizeit stören.

 

"Wichtigtuerisch drängt er sich in den Moment, gebietet mir, alles stehen zu lassen und mit diesem Menschen zu sprechen ... Denn ein Anruf stört immer, er stiehlt mir meine Zeit." Schmitt ist der Meinung, dass das viele Telefonieren eine "rücksichtlose Gewohnheit ist ..., wie konnte sie nur so ausufern?". Schließlich gab es 1977 nur durchschnittlich 250 Telefonanrufe im Jahr - also sogar Tage ohne Anrufe.

 

Ich bin anderer Meinung. Ich finde, dass heute beruflich und privat sogar zu wenig telefoniert wird.

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Neujahrs- und Weihnachtspost: Linktipps (mit Geschenkideen)

Auch dieses Jahr werden wieder viele Weihnachtsgrüße und Neujahrswünsche mit der Serienbrieffunktion und mit unpersönlichem nullachtfünfzehn-Inhalt verschickt. Viele Kunden sind davon eher genervt als erfreut. Schade ums Geld und die investierte Zeit - gerade in der Weihnachtszeit ist es privat und im Büro ja ohnehin besonders stressig.

 

Ich habe für Sie deshalb 6 Tipps mit hilfreichen Links für eine einfache Verbesserung der Weihnachtspost zusammengestellt. So machen Sie Ihren Kunden, Verwandten und Freunden mit Ihren Weihnachtsgrüßen und kleinen Werbegeschenken wirklich Freude. Sie finden Hilfe für schöne Formulierungen, Tipps in welcher Form Weihnachtsgrüße und Neujahrswünsche am besten versendet werden und vieles mehr:

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Alles hat seinen Platz -Chaos vorbeugen im Büro & Haushalt

Wie schafft man es, aufzuräumen und ordentlich zu bleiben? Manche Menschen investieren viel Zeit, um auszumisten und aufzuräumen (und sind, da es ja schon lange mal wieder fällig ist, auch in Gedanken dauernd beim Ausmisten).

 

Dazu bin ich zu faul. Außerdem stresst es mich, Stapel und Unordnung ansehen zu müssen, Dinge zu suchen und, im schlimmsten Fall, um Kartons und Stapel zu steigen. Aber Stapel, Kisten und andere "Ablagerungen" entstehen oft schneller als man glaubt. Mal ehrlich, gibt es bei Ihnen im Haushalt und im Büro auch Dinge, die keinen festen Platz haben und einfach irgendwo abgestellt wurden?

 

Dann lesen Sie, wie Sie Ordnung im Haushalt und im Büro halten und Chaos und Unordnung vorbeugen:

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