Endlich Ordnung im Büro

Endlich Ordnung im Büro

Ich habe mein Büro aufgeräumt. Wunderbar! Kaum zu glauben, was sich alles ansammelt. Das ist der Nachteil an gemeinsam genutzten Arbeitsplätzen: Niemand fühlt sich für Ordnung zuständig. Und diese Stapelbildung ...

 

Schauen Sie sich Ihr Büro an. Entdecken Sie da auch den einen oder anderen Stapel? Wie sieht es in den Schubladen aus?

 

Ein übersichtlicher Schreibtisch und ordentliche Schubladen setzen positive Energie frei. Neulich habe ich gelesen: "Niemand hat Zeit zum Aufräumen - aber Zeit zum Suchen."

 

Sie sind überzeugt - aber Sie wissen nicht wo Sie anfangen sollen?

 

Die fünf wichtigsten Tipps für organisiertes Aufräumen

Tipp 1: Räumen Sie immer eine ganze Einheit auf!

Eine Schublade oder ein Regalbrett ganz aufräumen. Natürlich geht auch mehr, aber nicht weniger. Ein halbes Regalbrett von rechts nach links aufräumen funktioniert nicht. Fangen Sie damit an, dass Sie zum Beispiel die Schublade ganz leerräumen und auswischen. Stapeln Sie die Papiere der aufzuräumenden Einheit wie in Tipp 2 beschrieben. Für die restlichen Utensilien lesen Sie die Tipps 3 bis 5!

 

Sie haben gar keine Stapel? Ihre Unterlagen sind alle eingescannt? Hoffentlich haben Sie hierfür ein perfektes Ablagesystem - denn auch auf der Festplatte kann es zu Papierstapeln kommen! Das ist dann noch schlimmer, weil man Sie nicht sieht und nichts findet.

 

Tipp 2: So bekommen Sie Stapel in den Griff

Bilden Sie aus den Unterlagen, die Sie aufräumen möchten fünf Stapel:

 

Stapel 1: Ablage (abgeschlossene Projekte)

Hier stapeln Sie Unterlagen (und legen sie nach der Aufräumaktion ab!) aus abgeschlossenen Projekten. Bezahlte Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen bereits gelieferter und berechneter Ware, Schriftverkehr (erledigt), Steuerunterlagen ...

 

Sortieren Sie die Unterlagen in die Ablage. Keine Zeit? Dann legen Sie sofort einen Termin fest, wann Sie die Ablage erledigen (Kalender).

 

Stapel 2: Informationen

Prospekte, Zeitschriften, Rundschreiben ...

 

Wollen Sie diese Informationen wirklich zeitnah lesen?

 

Vielleicht? - Stapel 5: Wegwerfen auf Probe!

Nein? - Stapel 4: Papierkorb!

 

Die Unterlagen, die Sie lesen möchten bringen Sie am besten in einem Stehordner unter. Legen Sie auch hier sofort einen Termin fest, wann Sie sich damit beschäftigen wollen (Terminkalender).

 

Stapel 3: noch zu erledigen

Hier stapeln Sie Unterlagen mit denen Sie noch arbeiten müssen. Erledigen Sie diese Aufgaben (nach Prioritäten geordnet) nach Ihrer Aufräumaktion! Also nicht abgeschlossene Projekte. Zu bezahlende Rechnungen, Angebote, laufende Bestellungen ...

 

Wie Sie zukünftig mit diesen Unterlagen umgehen, damit es nicht zu stapeln kommt, lesen Sie in meinem Artikel "Nie mehr Stapel - gut organisiert im Büro".

 

Stapel 4: Papierkorb

Das ist einfach: Werfen Sie weg, was Sie nicht mehr brauchen. Weg damit! Aber beachten Sie die Aufbewahrungsfristen!

 

Stapel 5: Papierkorb auf "Probe"

Sie sind sich nicht sicher? Papierkorb oder behalten? Nehmen Sie einen Karton und werfen Sie auf "Probe" weg. Beschriften Sie den Karton mit einem "Verfallsdatum" (zum Beispiel in einem Jahr) und stellen Sie ihn in den Keller. Haben Sie die Unterlagen bis zum Verfallsdatum nicht benötigt? Dann entsorgen Sie den gesamten Karton am Verfallsdatum ohne weitere Durchsicht.

Tipp 3: Das gehört auf den Schreibtisch

Überlegen Sie, was Sie täglich häufig in die Hand nehmen und benutzen. Nur diese Dinge gehören auf den Schreibtisch! Zum Beispiel:

  • Bildschirm, Tastatur, Maus
  • Telefon
  • Stift
  • Block
  • Posteingangskorb
  • Kalender
  • Locher (um Papier sofort abzuheften)

Tipp 4: Das gehört in die Schubladen

Hier sind Dinge, die mehrfach in der Woche gebraucht werden! Achten Sie darauf, dass mit ausgestrecktem Arm oder höchstens mit kurzem Aufstehen alles erreicht werden kann.

  • Drucker
  • Duden
  • Fachbücher
  • Arbeitsanweisungen
  • Muster
  • Briefpapier, Briefmarken, Briefkuverts
  • Klammerer, Stifte, Radiergummi ...

Praktisch sind in den Schubladen sogenannte Schubladentrenner und für die Verwendung verschiedener Formulare sind Papiertrenner sinnvoll.

 

Alle Dinge, mit denen Sie kurz- oder mittelfristig arbeiten wollen, gehören in den Schreibtisch.

 

Tipp 5: Das hat im Büro nichts zu suchen

  • Post-it oder Tesa (Kleben nur so lange wie sie wollen und nicht so lange Sie es wollen!)
  • Kaffeegedeck, Filtertüten etc. (das gehört in die Küche)
  • Informationsunterlagen, die nicht mehr gebraucht werden
  • Alles, was kaputt ist (ausgetrocknete Stifte, defekte Büroklammern ...)

Habe ich Sie angesteckt? Na dann los!

 

Sie wollen wissen, wie Sie eine neue Stapelbildung verhindern? Lesen Sie mehr dazu in meinem Artikel: Nie mehr Stapel - gut organisiert im Büro und alles hat seinen Platz - Chaos vorbeugen!


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Kommentare: 2
  • #1

    Stefan Bressel (Dienstag, 09 Dezember 2014 10:37)

    Hallo Sabine,

    die Stapel Methode... Ja. Die funktioniert wirklich. Bei mir im Büro stelle ich gewisse Dinge ganz bewusst etwas weiter weg, damit ich auch mal aufstehen muss. Motto "Wer rastet der rostet".

    In der EDV sieht das natürlich etwas anders aus. Und auch da wirkt der Spruch "Niemand hat Zeit zum Aufräumen - aber Zeit zum Suchen". Auf dem eigenen Rechner müssen die Dateien nicht in Ordnung sein; ein gutes Such Programm mit Volltext Erkennung kann dort helfen und so auch den Kopf befreien.

    Wünsche Dir und Deiner Familie ein geruhsame Adventszeit. Ho Ho Grüße vom QuoMod Teamworker Stefan Bressel.

  • #2

    organisation-mit-sabine (Dienstag, 09 Dezember 2014 14:52)

    Ja, die Stapelmethode funktioniert und Bewegung ist auch im Büro ganz wichtig. ;-)

    Ich habe auch auf meinem Rechner Struktur und Ordnung. - Die Suchfunktion nutze ich nur in "Notfällen". Die "normale" Suchfunktion funktioniert ja nur, wenn ich den Namen der gesuchten Datei (zumindest teilweise) habe.

    Vielen Dank für deinen Kommentar.