E-Mails schlau ablegen und wiederfinden

Haben Sie schon mal jemandem beim Suchen einer E-Mail zugesehen?

Das kann manchmal ganz schön dauern. Viele E-Mails mit gleichem oder ähnlichem Betreff müssen geöffnet werden - und sind dann doch nicht was gesucht wird.

Früher war das bei mir auch so - inzwischen habe ich ein System entwickelt und finde meine E-Mails zuverlässig wieder.

Neugierig geworden?

Was muss ich beim Speichern von E-Mails beachten? Wie finde ich abgelegte E-Mails schnell wieder?

E-Mails schlau ablegen - vermeiden Sie ein volles E-Mail-Postfach

Ein volles Postfach (also kein verfügbarer Speicherplatz mehr) ist einer der häufigsten Gründe warum plötzlich keine E-Mails mehr empfangen werden können.

Sorgen Sie besser vor. Bearbeitete E-Mails, die Sie aufbewahren möchten, speichern Sie am besten in Ihren Ordnern auf der Festplatte. Dann haben Sie alle Unterlagen an einem Platz.

So speichern Sie Ihre E-Mails mit Anlagen auf der Festplatte

Legen Sie sich Ordner auf Ihrer Festplatte für Ihre Projekte oder Ihre Kunden an. In diese Ordner können Sie die entsprechenden E-Mails einfach dazuspeichern.

Lesen Sie hier mehr zur Organisation: Nie mehr Stapel - gut organisiert im Büro

So speichern Sie mit Outlock Ihre E-Mails mit den Anlagen auf Ihrer Festplatte:

Markieren Sie die E-Mail, die Sie auf Ihrer Festplatte speichern möchten. Dann

entweder: Oben links auf die Registerkarte "Datei" klicken, "Speichern unter" auswählen und den Speicherort, Dateinamen und Dateityp (msg bei Benutzung von Outlook als E-Mail-Programm) auswählen. Klicken Sie auf "Speichern". Anschließend ist die Email auf Ihre Festplatte kopiert. Sie können Ihre E-Mails auch als reine Textdatei (.txt) und eventuelle Anlagen unter "Datei"/"Anlagen speichern" separat speichern.

oder: Einen neuen Ordner anlegen und die Mail dann mit der Maus in diesen Ordner ziehen.

Die E-Mail wird so kopiert, d. h. Sie können jetzt die E-Mail in Ihrem E-Mail-Programm löschen.

So finden Sie Ihre E-Mails wieder

So finden Sie eine abgelegte E-Mail in Zukunft einfach wieder: Ändern Sie den Betreff oder vergeben Sie den Dateinamen sinnvoll zum Thema der E-Mail.

Sie haben jetzt alle E-Mails auf der Festplatte archiviert. Vergessen Sie die regelmäßige Datensicherung nicht!