So führen Sie eine To-do-Liste - 8 Tipps zur Aufgabenplanung im Büro und Alltag

To-do-Liste - mit Merkzettel und Liste zum Download

[Werbung enthalten] Eine meiner früheren Kolleginnen hat sich immer geweigert, Listen zu machen - um das Gehirn zu trainieren. Diese Einstellung ist mir sehr rätselhaft. Ich finde, eine einfache und stressfreie Organisation kommt nicht ohne Listen aus.

 

Einkaufsliste, Wochenplan und To-do-Liste (oder Tagesplan) helfen, den Überblick zu bewahren und den Zeitbedarf richtig einzuschätzen.

 

Dabei kommt es weniger darauf an, ob Sie diese Liste in Ihrem Kalender, auf Schmierpapier oder auf dem Smartphone führen. Was muss beim Erstellen einer To-do-Liste beachtet werden, damit sie die Organisation erleichtert? Wie soll eine To-do-Liste geführt werden und was muss auf eine To-do-Liste? Lesen Sie meine 8 Tipps zur sinnvollen Aufgabenplanung im Büro und im Alltag und vielleicht hilft Ihnen ja auch mein kleiner "Merkzettel" zum Thema:

 

Diese 8 Tipps helfen Ihnen, mit der To-do-Liste Zeit zu sparen und verhindern, dass die Planung zum neuen Zeitfresser wird - mit Merkzettel

Tipp 1: Wie und warum soll die Liste geführt werden?

Es ist Geschmackssache, ob Sie die To-do-Liste zur Tagesplanung über eine Software, über Ihr Smartphone oder einfach auf Papier führen. Aber: Halten Sie Ihre Planung so einfach wie möglich und planen Sie handlungsorientiert.

 

Für meine To-do-Liste im Alltag nutze ich inzwischen die App "Aufgabenliste". Sie ist nicht perfekt, aber schön einfach und funktioniert auch offline. Früher hing meine Liste entweder in der Küche an der Pinnwand oder sie war in meinem Kalender.

 

Im Büro führe ich meine To-do-Liste als Schreibtischblock auf Papier.

Und was hilft eine To-do-Liste, wenn ich keine Zeit und deshalb Stress habe? Das Aufschreiben und sortieren Ihrer Aufgaben macht den Kopf frei, es zeigt, mit was Sie beginnen und welche Aufgaben vielleicht sogar entfallen können - erfolgreiches Stressmanagement also. Weiterführende Literatur, zur Stärkung Ihrer persönlichen Organisation, zum Erlernen von Stressmanagement-Methoden, aber auch wie Sie Ihre psychische Gesundheit verbessern können, finden Sie auch in der Literatur von Haufe.

#To-do-Liste So funktioniert es - mit Merkzettel & Vorlage zum Download

Tipp 2: Das muss auf die Liste

Alle zu erledigenden Aufgaben, die Sie leicht vergessen oder die zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen, gehören auf die To-do-Liste. Tägliche Routinearbeiten werden also normalerweise nicht notiert.

Bevor eine Aufgabe notiert wird, überlegen Sie genau: Muss ich diese Aufgabe wirklich erledigen? Muss ich mein Kind von der Schule oder vom Freund abholen, oder kann das auch anders organisiert werden (Bus, Fahrgemeinschaft ...)?

"Manche Arbeiten muss man Dutzende Male verschieben, bevor man sie endgültig vergisst." Unbekannter Autor

 

Besser, Sie entscheiden sich bewusst für "kommt nicht auf die To-do-Liste"!

 

Tipp 3: Prioritäten

Meist hat man nicht die Zeit, alle Aufgaben zu erledigen. Ein versprochenes Angebot fertigzustellen, ist aber natürlich wichtiger als die Ablage zu erledigen.

 

Markieren Sie deshalb auf Ihrer To-do-Liste zu den Aufgaben die Priorität. - Damit am Arbeitsende alle wichtigen Dinge erledigt sind.

 

Tipp 4: Eindeutige Formulierungen

Notieren Sie die Aufgaben kurz und eindeutig, damit Sie später sofort wissen, was zu tun ist. Je nach Aufgabe ist es sinnvoll, gleich Stichpunkte zum Thema dazuzuschreiben.

 

Tipp 5: Große oder komplexe Aufgaben aufteilen

Schreiben Sie bei großen oder komplexen Aufgaben sinnvolle Teilschritte auf die To-do-Liste.

 

Möchten Sie beispielsweise eine Anzeige in der Zeitung aufgeben, so notieren Sie statt "Anzeige" lieber "Stoffsammlung für Anzeigentext", "Text formulieren", "Layout besprechen", "Anzeige in Auftrag geben".

 

Tipp 6: To-dos nur für einen Tag - maximal zwei Listen führen

Auf meinem Schreibtischblock stehen nur die Aufgaben für den heutigen Tag. So ist die To-do-Liste immer übersichtlich und motivierend. Ich führe eine zweite Liste (Wochenplan) auf der die Aufgaben stehen, die ich innerhalb eines längeren Zeitraumes erledigen will (oder muss).

 

Widerstehen Sie der Versuchung, mehr als zwei Listen zu führen! Sie verlieren den Überblick.

Tipp 7: Aufeinanderfolgende Aufgaben markieren

Übernehmen Sie nur solche Aufgaben auf Ihre To-do-Liste, die Sie ohne Vorarbeit in Angriff nehmen können oder markieren Sie aufeinanderfolgenden Aufgaben.

 

Wenn Sie zum Beispiel auf Ihrer To-do-Liste notieren, dass Sie die Zeitung wegen der Anzeige anrufen müssen, Sie aber zuvor noch den Text und das Layout entwerfen wollen, lesen Sie immer wieder Zeitung anrufen, ohne loslegen zu können.

 

Auf meiner Beispiel-To-do-Liste (unten) können Sie nachfolgende Aufgaben einfach "eingerückt" notieren.

 

Tipp 8: Regelmäßig aktualisieren

Aktualisieren Sie die To-do-Liste sobald eine neue Aufgabe hinzukommt. Was Sie erledigt haben, wird abgehakt. :) Nicht Erledigtes wird am Arbeitsende auf die neue To-do-Liste übertragen.

 

Kleiner Merkzettel für die To-do-Liste

Merkzettel für die To-do-Liste
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Merkzettel zum Download
Merkzettel zum Download
Merkzettel für die To-do-Liste.pdf
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Meine To-do-Liste/Aufgabenplan für Alltag und Büro

Aufgabenplan & To-do-Liste
Download
Beispiel-To-do-Liste
mit Priorität, Möglichkeit zur Aufgabenbündelung und Markierung aufeinander-folgender Aufgaben
To-do-Liste.pdf
Adobe Acrobat Dokument 155.8 KB

Mit dieser Beispiel-To-do-Liste können Sie Ihre Aufgaben mit Prioritäten versehen, Ihre Aufgaben bündeln und aufeinanderfolgende Aufgaben markieren (einrücken). Viel Spaß beim Ausfüllen und Abhaken!


Dieser Beitrag entstand mit freundlicher Unterstützung von haufe.de. Vielen Dank dafür. Meine Schilderungen wurden davon nicht beeinflusst und der Beitrag enthält meine Meinung.


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Kommentare: 2
  • #1

    Anne M (Donnerstag, 10 Juli 2014 07:16)

    Hallo,
    es gibt Dinge, die man immer weiter schiebt. Bei mehr als dreimaligem Verschieben, kann man sich auch kurz fragen warum man die Sache nicht anpackt. Manchmal verfolgt man dann auch Dinge, von denen man denkt- sie wären wichtig-sie sind es aber nicht mehr. Oder man verfolgt Ziele anderer, nicht die eigenen (Joggen gehen, Fenster putzen) Besonders bei Verschieben von Kontakten kann man sich ruhig fragen "was blockt" (Sara anrufen...)-wirklich nur die Zeit? Dinge, die von Liste zu Liste wandern, muß man hinterfragen (gilt überraschenderweise nicht für Blumengießen, Hasen füttern...)

  • #2

    organisation-mit-sabine (Donnerstag, 10 Juli 2014 14:50)

    Ja, da stimme ich dir zu. Was man sowieso nicht tut braucht auch auf keine Liste - da sollte man von Anfang an ehrlich zu sich sein.