Gute Büroorganisation: Erstellen Sie ein eigenes Handbuch

Gute Büroorganisation: Eigenes Handbuch erstellen

Während meiner Ausbildung in einem Industriebetrieb habe ich viele verschiedene Abteilungen kennen gelernt. In den meisten Abteilungen war es üblich, dass der Auszubildende nach der Einarbeitungszeit als Urlaubsvertretung eingesetzt wurde. Ich weiß nicht, ob das heute noch so gemacht wird, aber ich weiß noch genau, wie groß der Unterschied zwischen "ein bisschen bei der Arbeit zusehen" oder "eigenverantwortlich an einem Arbeitsplatz arbeiten" ist. Ich habe dabei auch sehr schnell gelernt, dass es wichtig ist, genau aufzuschreiben, welche Arbeitsschritte wann, in welcher Reihenfolge (und am besten auch warum) gemacht werden müssen.

 

Ich denke, für eine gute Büroorganisation ist eine Informationssammlung, die zum Beispiel Anleitungen zu wiederkehrenden Abläufen und Aufgaben enthält, sehr wichtig. Und so erstellen Sie ein eigenes Handbuch:

 

Gute Büroorganisation: Ein eigenes Handbuch für den Arbeitsplatz erstellen

Warum soll ich ein Handbuch erstellen?

In einem anderen Unternehmen, arbeitete ich bei einer ISO-Zertifizierung mit und musste - wie meine Kollegen - für meinen Arbeitsplatz genaue Arbeitsanleitungen (QM-Handbücher) erstellen. Viele Mitarbeiter waren aber nicht so leicht vom Sinn dieser Anleitungen zu überzeugen, denn die Erstellung macht Mühe und als Mitarbeiter mit viel Erfahrung fragt man sich natürlich auch, welchen Wert man für den Arbeitgeber noch hat, wenn alle Erfahrungen, Tipps und Hinweise für jeden in einer Arbeitsanleitung zugänglich sind.

 

Ich denke, Joseph Badaracco hat zum Thema "Wissen teilen" die richtige Einstellung: Der Professor für Geschäftsethik an der Harvard Business School sagte nämlich:

 

"In der heutigen Umgebung wird das Horten von Wissen am Ende Ihre Macht verringern. Wenn Sie etwas sehr Wichtiges wissen, ist der Weg zur Macht, es zu teilen."

Büroorganisation eigenes Handbuch erstellen #bürotipps

Und stellen Sie sich vor, welche Vorteile ein gutes Handbuch hat, wenn Sie in einer anderen Firma zu arbeiten anfangen, ein neues Aufgabengebiet übernehmen oder plötzlich für einen erkrankten Mitarbeiter einspringen müssen. - Ein Büro-Handbuch mit Erläuterungen, Beispielen und Informationen welche Aufgaben wie erledigt werden müssen, kurz gesagt, ein Handbuch mit wichtigem Wissen - das wäre doch sehr professionell und gut organisiert, oder?

 

Jetzt sind Sie sicher überzeugt - so wie ich seit meiner Ausbildung und wie nach einiger Zeit auch alle Mitarbeiter aus meinem obigen Beispiel.

 

Sie wollen jetzt ein Handbuch erstellen, in dem all Ihr "Büro"-Wissen steht - für Sie selbst als Nachschlagewerk, für Ihre Urlaubsvertretung und für neue Mitarbeiter, damit die Arbeit erleichtert, Fehler vermieden und Einarbeitungszeiten verkürzt werden. So mache ich es:

 

Wie erstelle ich ein Handbuch und welche Informationen hinterlege ich?

Am hilfreichsten ist das Handbuch als Informationssammlung in Form eines Textdokuments (zum Beispiel in Word).

 

Beschreiben Sie die einzelnen Schritte für eine Aufgabe und ergänzen Sie sie mit Screenshots (per "Druck"-Taste oder mit dem "SnippingTool" von Windows), Grafiken, Textbausteinen, Formularen und Checklisten. Aber auch eine Sammlung der wichtigsten Kontakte (auch Ansprechpartner bei Problemen), Eselsbrücken für Passwörter bei den einzelnen Online-Konten (warum keine Passwörter, finden Sie hier) bilden eine nützliche Ergänzung.

 

Büroorganisation - Eigenes Handbuch erstellen und ausdrucken

Ich habe mein Handbuch zusätzlich auch ausgedruckt, denn besonders, wenn der Computer ausfällt und viele Informationen digital nicht zugänglich sind, ist das Handbuch auf Papier wichtig.

Welche Struktur ist für das Handbuch sinnvoll?

Damit Sie (und andere) sich schnell zurechtfinden, vergeben Sie für jeden Aufgabenbereich eine Kapitel-Überschrift und erstellen außerdem ein Inhaltsverzeichnis (manuell oder automatisch). Mehr zum effektiven Arbeiten mit Textverarbeitungsprogrammen finden Sie hier. 

 

Wann fange ich mit der Erstellung meines Handbuchs an?

Fangen Sie gleich mit einem Aufgabenbereich, den Sie gerade bearbeiten oder der neu hinzugekommen ist, an. So wächst Ihre wertvolle Informationssammlung Stück für Stück und nimmt nicht zu viel Zeit auf einmal in Anspruch.

 

Gewöhnen Sie sich an, alle Änderungen in den Abläufen und Aufgaben sofort zu ergänzen bzw. zu ändern, denn nur ein aktuelles Handbuch ist hilfreich.

 

Wie läuft es bei Ihnen am Arbeitsplatz? Wie funktioniert der Informationsaustausch? Ich freue mich über Ihre Erfahrungen zum Thema Handbuch und Büroorganisation.


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Kommentare: 5
  • #1

    Kirsten (Dienstag, 11 Dezember 2018 08:02)

    Als zusätzlichen Tipp:
    das elektronische Notizbuch OneNote (gehört zum MS-Office-Paket) möchte ich nicht mehr missen. Es ist übersichtlich und hat eine sensationelle Suchfunktion. Zudem kann es mit mehreren zusammen genutzt/ergänzt werden.
    Erfahrung beim Ausdrucken habe ich hier nicht.

  • #2

    Organisation mit Sabine (Dienstag, 11 Dezember 2018 09:00)

    Hallo Kirsten,

    vielen Dank für deinen Tipp. OneNote begegnet mir immer wieder. Ich werde es mal nochmal versuchen, beim ersten Mal bin ich nicht richtig warm geworden damit. ;)

    Liebe Grüße
    Sabine

  • #3

    Max (Dienstag, 22 Oktober 2019 11:47)

    Ich habe mir einen kleinen Ordner auf den Desktop gelegt in dem einige Vorlagen, Links etc. vorhanden sind. Es gibt auch ein Handbuch, das ist aber eher allgemein gehalten und geht nicht auf die einzelnen Arbeitsschritte ein. Wenn wir Auszubildende oder Praktikanten haben, werden diese immer über einen Zeitraum von ca. 2 Wochen intensiv eingearbeitet, eine Nachschlagewerk für diejenigen wäre nicht schlecht. Werde versuchen es umzusetzen. Toller Beitrag!

  • #4

    Organisation mit Sabine (Donnerstag, 24 Oktober 2019 08:45)

    Hallo Max,

    ja, ich finde so ein Handbuch sehr hilfreich. Ich habe für meinen neuen Job gerade wieder eins angelegt. :)

    Vielen Dank für deinen Kommentar und liebe Grüße
    Sabine

  • #5

    Max (Dienstag, 08 November 2022 20:47)

    Hallo Sabine,
    danke für deinen tollen Blogartikel.
    Ich würde gerne die Chance nutzen und auf die Online Plattform Paperturn aufmerksam machen. Mit Paperturn is es möglich aus einer PDF ein interaktive und digitales Handbuch zu gestalten und zahlreiche Funktionen zusätzlich einzubauen, wie beispielsweise Links, Videos, Gifs oder auch das Firmenlogo.
    Wie das ganze funktioniert kann man sich sehr gerne hier ansehen: https://www.paperturn.com/de/erstelle-online-benutzerhandbuecher