Praktische Tipps für schnelle Buchhaltung

Praktische Tipps für schnelle Buchhaltung

Auch wenn die Buchhaltung von vielen nur ungern erledigt wird - weder große Unternehmen noch Selbständige und Freiberufler kommen um diese Aufgabe herum.

 

Selbst erlebt habe ich das in kaum vorstellbarem Ausmaß bei einem meiner früheren Arbeitgeber. Nie waren die Belege da wo sie sein sollten und am Ende des Monats, wenn der Steuerberater die fehlenden Belege anmahnte, ging die große Suche los. Im Nachhinein war es dann natürlich auch viel schwieriger, die Belege wiederzufinden und sich bei Unklarheiten an den jeweiligen Vorgang genau zu erinnern. Das hat alle Beteiligten Nerven und viel Zeit gekostet. Erledigt werden  musste die Buchhaltung natürlich trotzdem und zu allem Überfluss wurden dann oft auch noch zusätzliche Gebühren fällig.

 

Dabei ist es gar nicht so kompliziert, die Geschäftsbücher strukturiert und lückenlos zu führen. Diese praktischen Tipps helfen Ihnen, Ihre Buchhaltung schnell zu erledigen und Chaos zu vermeiden:

mehr lesen 4 Kommentare

Dokumentenansicht: Mehr Übersicht im Dokument (Word)

Dokumentenansicht: Mehr Übersicht im Dokument (Word)

In allen gängigen Textverarbeitungsprogrammen gibt es verschiedene Möglichkeiten, Text darstellen zu lassen.

 

Für lange Dokumente ist die Dokumentenansicht sehr praktisch, denn hier werden in einem extra Fenster die verschiedenen Überschriftenebenen angezeigt. Diese Art der Textanzeige wird deshalb auch Gliederungsansicht genannt. Durch Anklicken einer Überschrift landen Sie im Dokument sofort an der entsprechenden Stelle.

 

Sie können mit dieser Anzeige also sehr schnell durch ihr Dokument navigieren und sehen sofort, ob Ihr Text logisch gegliedert ist. Meine Texte lasse ich mir inzwischen alle standardmäßig in der Dokumentenansicht anzeigen.

 

Ich zeige Ihnen am Beispiel von Microsoft Word, was Sie tun müssen, damit Ihr Dokument mit den entsprechenden Überschriften in der Gliederungsansicht angezeigt wird:

mehr lesen 0 Kommentare

Arbeiten wie ein Profi: Formatvorlagen anwenden und erstellen

Ich formatiere für einen Verlag umfangreiche Texte mit Microsoft Word. Dabei habe ich viel über Formatierungen, Formatvorlagen und Dokumentenvorlagen gelernt. Das hört sich kompliziert an, ist aber gar nicht so schwer. Ich zeige Ihnen, wie Sie mit ein paar einfachen Handgriffen wie ein Profi mit Formatvorlagen arbeiten und von den Vorteilen profitieren:

 

Durch das Anwenden von Formatvorlagen erhalten auch längere Schriftstücke schnell ein einheitliches Aussehen und Sie können automatische Funktionen wie zum Beispiel das Erstellen von automatischen Inhaltsverzeichnissen einfach nutzen.

 

Lesen Sie, wie Sie Formatvorlagen einfach zuweisen, selbst anlegen und weit verbreitete Fehler beim Umgang mit Formatvorlagen vermeiden.

mehr lesen 0 Kommentare

So programmieren Sie Makros mit Word (Organisation Büro)

So programmieren Sie Makros in Word (Organisation Büro)

Wenn ich immer gleiche und wiederkehrende Aufgaben am Computer ausführe, dann muss ich an meine frühere Teamleiterin denken. Sie erinnerte uns fünf Mädels immer wieder: "Spart euch Klicks!", denn was auf den ersten Blick nur mal eben ein Klick mehr ist, summiert sich im Laufe des Tages schnell zu einer halben Stunde oder mehr. Sie zeigte uns wie wir durch Tastenkombinationen (Shortcuts) und durch Anwendung von Textbausteinen viele überflüssige Klicks und damit Zeit sparen (und sinnvoller nutzen) können. Zur guten Organisation im Büro ist Klicks sparen meiner Meinung nach genauso wichtig wie keine Stapel oder Ordnung im E-Mail-Postfach.

 

Was meine Teamleiterin und ich damals noch nicht wussten: Es gibt für je­des Pro­gramm Ma­kros (und Add-ins), die die im­mer glei­chen Pro­zesse au­to­ma­ti­sie­ren und die in Word ohne Programmierkenntnisse von jedem Anwender einfach erstellt werden können.

 

Und so sparen Sie damit Klicks:

mehr lesen 1 Kommentare

Mehr Sicherheit im Internet: Tipps vom Profi

Mehr Sicherheit im Internet: Tipps vom Profi

"Ach du meine Güte", war die spontane Reaktion der Frau neben mir im Vortrag "Tatort www" als der Experte für Hacking im Internet Götz Schartner empfahl, unbedingt für jedes Benutzerkonto eigene Passwörter zu verwenden. Ich konnte es ihr nachfühlen, denn obwohl ich versuche, möglichst wenig Benutzerkonten anzulegen, ist sogar meine Liste inzwischen ziemlich lang. Da sieht sich nicht nur meine Sitznachbarin vor dem Problem, diese viele Passwörter zu organisieren.

 

Warum es so wichtig ist, jeweils ein separates Passwort zu vergeben, wie Sie den Überblick über diese vielen Passwörter behalten und welche Vorkehrungen der Sicherheitsexperte für Ihre Internetbenutzung noch empfiehlt, lesen Sie hier:

mehr lesen 0 Kommentare

Effektiv arbeiten mit Word und anderen Textverarbeitungsprogrammen

Effektiv Arbeiten mit Word und anderen Textverarbeitungsprogrammen

EDV-Programme sollen zeitraubende Aufgaben im Büro beschleunigen, und wer sich früher beim Schreiben eines wichtigen Dokumentes auf einer Schreibmaschine vertippt hat und von vorne anfangen musste, der weiß zu schätzen, dass zum Beispiel Tippfehler heute durch Textverarbeitungsprogramme (fast) keine Zeit mehr kosten.

 

Trotzdem gibt es immer noch erstaunlich viele wiederkehrende Aufgaben beim Schreiben und Beantworten von Briefen und E-Mails, beim Erstellen von Dokumenten und PowerPoint-Präsentationen oder Excel-Tabellen, die unnötig Zeit kosten und leicht durch einfache Werkzeuge der jeweiligen EDV-Programme erledigt werden könnten. Laut der Office-Studie von 2014 gibt es in diesem Bereich ein Steigerungspotential der Produktivität von bis zu 25%.

 

Ich habe für Sie ein paar Beispiele für Textverarbeitungsprogramme zusammengestellt, wie Sie am PC effektiver arbeiten, weniger Langeweile und mehr Zeit für anderes haben. Verführerisch, oder?

mehr lesen 0 Kommentare

3 Tricks zum Kopieren von Texten mit Word (effektiv arbeiten)

Meine ersten Bewerbungen für meine Ausbildung habe ich auf Opas manueller Schreibmaschine getippt. Immer mit gleichmäßigem Druck anschlagen und bei jedem Tippfehler (das waren einige ;-)) neu anfangen. Puhh, das war anstrengend.

 

Heute schreibt im Büro niemand mehr mit der Schreibmaschine. Vertippt man sich in einem Textverarbeitungsprogramm, wird der falsche Buchstabe gelöscht  und schon kann es weitergehen. Ein weiterer Vorteil gegenüber der Schreibmaschine: Texte oder Teile von Texten können einfach kopiert werden und in einen anderen Text eingefügt werden - ganz ohne lästige Tipparbeit ;-).

 

Aber oft sieht der Text nach dem Einfügen plötzlich anders aus als der Ursprungstext. Woran liegt das und wie kann diese Layoutveränderung am besten verhindert oder - falls gewünscht - herbeigeführt werden?

 

Lernen Sie meine 3 Tricks kennen, mit denen Sie Texte schnell kopieren können, um mit Word effektiv zu arbeiten.

mehr lesen 0 Kommentare

Effektiv arbeiten mit Word: Formatierungszeichen anzeigen

Besser und einfacher arbeiten mit Microsoft Word: Formatierungszeichen anzeigen

"Was ist denn jetzt wieder passiert, wieso geht das nicht?" Ruft meine Kollegin und starrt auf ihren Computer. Wir kennen das alle: Beim Arbeiten mit Textverarbeitungsprogrammen passieren manchmal unverständliche Dinge.

 

Handelt es sich um Anwendungsprobleme bei Word, werde ich oft um Hilfe gefragt. Meist lasse ich mir dann zuerst die Formatierungszeichen auf dem Bildschirm anzeigen, um mehr Überblick und weitere (versteckte) Informationen zu bekommen.

 

Lesen Sie hier mehr über die Bedeutung und Anwendung der Formatierungszeichen und warum Sie für effektives Arbeiten zukünftig auch diese "Profiansicht" an Ihrem Bildschirm wählen sollten.

mehr lesen 2 Kommentare

Ordnung im Kabelgewirr {Gut-organisiert-Tipp}

Ordnung schaffen im Kabelgewirr

Seit ich dieses Blog betreibe, lade ich oft Fotos von meiner Kamera auf meinen PC.

 

Wie oft habe ich mich dabei schon geärgert, dass ich wieder nicht weiß, welches das richtige Kabel ist? Zu oft! - Hier besteht Organisationsbedarf. 

 

Wir haben zwei Kisten mit Lade- und PC-Verbindungskabeln, die ich für dieses Foto mal auf den Boden geleert habe. (Nein, das sind leider noch nicht alle. Viele liegen auch noch direkt bei den jeweiligen Geräten.)

 

Eine Freundin hat mir erzählt, dass in ihrer Familie diese Technikkabel dauernd verschwinden. Kabelchaos scheint ein allgemeines Problem zu sein, deshalb habe ich überlegt, wie die Kabel ordentlich und übersichtlich aufbewahrt werden können. Außerdem brauche ich dringend eine Beschriftung, da alle irgendwie gleich aussehen.

 

Ich habe eine wunderbare Lösung gefunden und gleich umgesetzt. Wollen Sie auch endlich Ordnung im Kabelgewirr?

mehr lesen 6 Kommentare

Termin- und Aufgabenverwaltung mit Outlook

Termin- und Aufgabenverwaltung mit Outlook
Wann war das gleich wieder?

Ich bin ein "Low-Tech"-Liebhaber. Meist ist der einfachste Weg auf lange Sicht der schnellste und effektivste. Im Zweifel ziehe ich deshalb Papier digitalen Hilfsmitteln vor.

 

Mein Sohn hat es geschafft, alle unsere gespeicherten Telefonnummern im Telefon zu löschen. - Es ist aber auch doof, dass alles mit nur einem falschen Tastendruck gelöscht werden kann. Das war ganz schön viel Arbeit, alle Telefonnummern wieder zu recherchieren. Jetzt gilt bei uns wieder die Devise "alle neuen Nummern werden zusätzlich in unser Papierregister eingetragen". Das digitale Telefonbuch ist praktisch und wir nutzen es deshalb auch weiterhin, aber wir verlassen uns nicht mehr darauf.

mehr lesen 0 Kommentare