Gut organisiert am Arbeitsplatz: Erstellen Sie ein eigenes Handbuch

Gut organisiert am Arbeitsplatz: Erstellen Sie ein eigenes Handbuch

Während meiner Ausbildung in einem Industriebetrieb habe ich viele verschiedene Abteilungen kennen gelernt. In den meisten Abteilungen war es üblich, dass der Auszubildende nach der Einarbeitungszeit als Urlaubsvertretung eingesetzt wurde. Ich weiß nicht, ob das heute noch so gemacht wird, aber ich weiß noch genau, wie groß der Unterschied zwischen "ein bisschen bei der Arbeit zusehen" oder "eigenverantwortlich an einem Arbeitsplatz arbeiten" ist. Ich habe dabei auch sehr schnell gelernt, dass es wichtig ist, genau aufzuschreiben, welche Arbeitsschritte wann, in welcher Reihenfolge (und am besten auch warum ;-)) gemacht werden müssen.

 

Später, in einem anderen Unternehmen, arbeitete ich bei einer ISO-Zertifizierung mit und musste - wie meine Kollegen - für meinen Arbeitsplatz genaue Arbeitsanleitungen erstellen. Viele Mitarbeiter waren aber nicht so leicht vom Sinn dieser Anleitungen zu überzeugen, denn die Erstellung macht Mühe und als Mitarbeiter mit viel Erfahrung fragt man sich natürlich auch, welchen Wert man für den Arbeitgeber noch hat, wenn alle Erfahrungen, Tipps und Hinweise für jeden in einer Arbeitsanleitung zugänglich sind. Ich denke, Joseph Badaracco hat zum Thema "Wissen teilen" die richtige Einstellung:

Der Professor für Geschäftsethik an der Harvard Business School sagte nämlich:

 

"In der heutigen Umgebung wird das Horten von Wissen am Ende Ihre Macht verringern. Wenn Sie etwas sehr Wichtiges wissen, ist der Weg zur Macht, es zu teilen."

 

Und stellen Sie sich vor, welche Vorteile ein gutes Handbuch hat, wenn Sie in einer anderen Firma zu arbeiten anfangen, ein neues Aufgabengebiet übernehmen oder plötzlich für einen erkrankten Mitarbeiter einspringen müssen. - Ein Büro-Handbuch mit Erläuterungen, Beispielen und Informationen welche Aufgaben wie erledigt werden müssen, kurz gesagt, ein Handbuch mit wichtigem Wissen - das wäre doch sehr professionell und gut organisiert, oder?

 

Jetzt sind Sie sicher überzeugt - so wie ich seit meiner Ausbildung und wie nach einiger Zeit auch alle Mitarbeiter aus meinem obigen Beispiel.

 

Sie wollen ein Handbuch schreiben, in dem all Ihr "Büro"-Wissen steht - für Sie selbst als Nachschlagewerk, für Ihre Urlaubsvertretung und für neue Mitarbeiter, damit die Arbeit erleichtert, Fehler vermieden und Einarbeitungszeiten verkürzt werden. So mache ich es:

Ein eigenes Handbuch für den Arbeitsplatz erstellen

Wie erstelle ich ein Handbuch und welche Informationen hinterlege ich?

Am hilfreichsten ist das Handbuch als Informationssammlung in Form eines Textdokuments (zum Beispiel in Word).

 

Beschreiben Sie die einzelnen Schritte für eine Aufgabe und ergänzen Sie sie mit Screenshots (per "Druck"-Taste oder mit dem "SnippingTool" von Windows), Grafiken, Textbausteinen, Formularen und Checklisten. Aber auch eine Sammlung der wichtigsten Kontakte (auch Ansprechpartner bei Problemen), Eselsbrücken für Passwörter bei den einzelnen Online-Konten (warum keine Passwörter, finden Sie hier) bilden eine nützliche Ergänzung.

Wie erstelle ich ein Handbuch?

Ich habe mein Handbuch zusätzlich auch ausgedruckt, denn besonders, wenn der Computer ausfällt und viele Informationen digital nicht zugänglich sind, ist das Handbuch auf Papier wichtig.

Welche Struktur ist für das Handbuch sinnvoll?

Damit Sie (und andere) sich schnell zurechtfinden, vergeben Sie für jeden Aufgabenbereich eine Kapitel-Überschrift und erstellen außerdem ein Inhaltsverzeichnis (manuell oder automatisch). Mehr zum effektiven Arbeiten mit Textverarbeitungsprogrammen finden Sie hier. 

Wann fange ich mit der Erstellung meines Handbuchs an?

Fangen Sie gleich mit einem Aufgabenbereich, den Sie gerade bearbeiten oder der neu hinzugekommen ist, an. So wächst Ihre wertvolle Informationssammlung Stück für Stück und nimmt nicht zu viel Zeit auf einmal in Anspruch.

 

Gewöhnen Sie sich an, alle Änderungen in den Abläufen und Aufgaben sofort zu ergänzen bzw. zu ändern, denn nur ein aktuelles Handbuch ist hilfreich.

 

Wie läuft es bei Ihnen am Arbeitsplatz? Wie funktioniert der Informationsaustausch? Ich freue mich über Ihre Erfahrungen zum Thema Handbuch und Organisation im Büro.

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