Schluss mit dem Papierchaos - Private Unterlagen einfach sortieren

Private Unterlagen sortieren - Schluss mit dem Papierchaos

Mein Opa hatte seine ganz eigene Art, mit wichtigen privaten Unterlagen umzugehen: So manchen Brief von der Rentenversicherung warf er ganz einfach in den Müll - ohne weiter darüber nachzudenken. Das ist vor allem erstaunlich, denn mein Opa war ein rational denkender Mensch, dem Chaos und unüberlegtes Handeln normalerweise fern lagen. Glücklicherweise haben meine Oma und meine Mama es meistens bemerkt, wenn wichtige Unterlagen fehlten und so blieben die unangenehmen Folgen seiner unüberlegten Handlungsweise aus.

 

Als mir ein Leser nun Fragen zur Sortierung privater Unterlagen stellte, fiel mir mein Opa wieder ein und ich beschloss, mich diesem wichtigen Organisationsthema hier im Blog anzunehmen - denn dieses lästige Thema betrifft schließlich jeden Haushalt. Der Leser wollte wissen:

  • wie kann ich meine sehr chaotischen privaten Unterlagen sortieren,
  • wo soll ich anfangen und
  • nach welchen Kriterien soll ich die Dokumente sortieren?

Ich habe für ihn (und für Sie) eine Skizze zur Vorsortierung und eine Anleitung zum Aufbewahren erstellt:

So bringen Sie Ordnung in Ihre privaten Unterlagen

1. Sortieren Sie Ihre Unterlagen in "erledigt" und "unerledigt"

Das benötigen Sie
•    Papierkorb,
•    Ablagekiste,
•    Fach für „noch zu erledigen“,
•    Mappe für Unterlagen für die Steuererklärung o. ä.

 

So gehen Sie vor:

  1. Stellen Sie die o. g. Dinge bereit und nehmen Sie sich Ihre Unterlagen vor.
  2. Sortieren Sie nach und nach jedes Papier in das jeweils richtige Behältnis. Überlegen Sie immer,
  • muss ich noch etwas damit machen (bezahlen, kopieren, wichtig für die Steuererklärung …),
  • wenn nein: muss ich die Unterlagen aufbewahren?

Zum Beispiel:

  • Eine unbezahlte Rechnung: Fach für noch zu erledigen
  • Eine bezahlte Rechnung: Ablagekiste, falls die Garantie für das gekaufte noch nicht abgelaufen ist (sonst: Papierkorb). Falls Sie die Rechnung für die nächste Steuererklärung benötigen: Mappe für Unterlagen für die Steuererklärung
  • Kontoauszüge: Ablagekiste

Also so:

So schaffen Sie einfach Ordnung im privaten Büro

Als Nächstes nehmen wir uns die Ablagekiste vor:

2. So legen Sie Ihre privaten und erledigten Unterlagen ab

Machen Sie nicht den Fehler, alles aufzuheben! Werfen Sie weg, was seine Pflicht erfüllt hat: Mitteilungen für Veranstaltungen, die schon vorbei sind, Flyer vom Pizzadienst, den es schon lange nicht mehr gibt, Garantiescheine und Rechnungen des 5 Jahre alten Föns ...

 

Unterlagen, die Sie aufbewahren möchten (oder müssen) und erledigt haben, kommen nun am besten in Ordner. Je nach Haushaltsgröße gibt es einen oder mehrere Ordner für die privaten Unterlagen, insgesamt sind es aber gar nicht so viele Kategorien. Bei mir sind es zum Beispiel:

Kategorie 1: Sehr wichtige Unterlagen, die lange oder lebenslang aufbewahrt werden müssen

Abschlusszeugnisse, Geburtsurkunden, Unterlagen zur Sozialversicherung, etc. Hierfür legen Sie am besten einen eigenen Ordner an, damit diese wichtigen Unterlagen immer schnell zur Hand sind.

 

In den nächsten Ordner (je nach Haushaltsgröße eventuell auch mehrere Ordner) kommt die zweite Kategorie:

Kategorie 2: Wichtige Unterlagen, aber nur für bestimmte Zeit

Hier können Sie Ihre Unterlagen ruhig von Zeit zu Zeit ausmisten, denn es macht keinen Sinn, eine Rechnung für Gegenstände aufzubewahren, die längst durch andere ersetzt wurden oder deren Garantieanspruch bereits länger abgelaufen ist (wer sicher gehen will, bewahrt Rechnungen 3 Jahre auf). Auch Mietverträge, von Wohnungen, in denen man schon lange nicht mehr wohnt, können weggeworfen werden. (Die jeweiligen Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen finden Sie zum Beispiel hier.) In meinen Ordnern gibt es für diese Unterlagen folgende Einteilungen:

  • Kassenzettel und Rechnungen
  • Gebrauchsanweisungen (nur den deutschsprachigen Teil aufheben)
  • Garantieurkunden
  • Unterlagen über Abos (für Kündigungsfristen, aufheben, solange das Abo besteht)
  • Kontoauszüge
  • Steuerbescheide
  • Mietverträge und Nebenkostenabrechnungen
  • Versicherungspolicen und -unterlagen (solange die Versicherung besteht bzw. 3-5 Jahre nach Auszahlung)

Und das war's schon :)

 

Mit diesem Beitrag mache ich bei der Blogparade „Alles neu macht der Frühling: Mein Tipp für ein ordentlicheres 2018“ mit. Wenn so viele "Ordnungsblogger" zusammenarbeiten kann das Jahr nur ordentlich werden :). Hier finden Sie alle Beiträge der anderen Teilnehmer: Bei Anita von Rosanisiert: Aufruf zur Blogparade, bei Sunray von The organized Cardigan: Alles über die Blogparade "Alles neu macht der Frühling: Mein Tipp für ein ordentlicheres 2018 und bei Sabine von Ordnungsliebe: Kleiderschrank frühlingsfit machen

 

Und hier eine Auswahl, der bisher erschienenen Beiträge zum Thema:


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Kommentare: 11
  • #1

    Sunray | The organized Cardigan (Samstag, 03 März 2018 15:00)

    Liebe Sabine,

    ich freue mich sehr über deinen Beitrag! Das Thema Papiere ist echt ein ungeliebtes Thema und ein Bereich, in dem man / frau ja auch einfach echt leicht zugemüllt wird und das Chaos ausbricht. Vielen Dank daher für deinen Link zu den Aufbehwarhungsfristen! Mich hat es anfangs auch echt Mut gekostet, einige Papiere einfach wegzuwerfen. Aber mittlerweile nutze ich die Gunst der Steuererklärungsstunde und entsorge gleich immer ein paar alte Zettel aus den jeweiligen Ordnern. Übrigens ein Tipp für Sortierfaule, der zumindest mit mehr Ruhe ins Papierchaos gebracht hat: Hängemappen. Ichhabe nämlich gemerkt, dass ich ich oft einfach Papiere nicht wegsortiert habe, weil ich sie vorher hätte lochen müssen. :D Manchmal ist der Mensch doch echt so faul und gleichzeitig so einfach gestrickt... ;)

    Viele herzliche Grüße und vielen Dank für deinen Beitrag! <3
    Sunray

  • #2

    Organisation mit Sabine (Samstag, 03 März 2018 15:55)

    Liebe Sunray,

    ja, manchmal scheitert es wirklich an ganz erstaunlichen Dingen - das mit dem Lochen kann ich sehr gut nachvollziehen.

    Vielen Dank für das Organisieren der Blogparade!

    Liebe Grüße
    Sabine

  • #3

    Anita (Dienstag, 06 März 2018 21:23)

    Liebe Sabine,
    danke für deinen wertvollen Beitrag, durch den ich aufgrund der Blogparade aufmerksam geworden bin, an der ich auch teilgenommen habe (https://www.gailtalontour.com/ordnung-reisen-capsule-wardrobe/). Ich liebe Ordnung und Minimalismus, auf meinem Schreibtisch und bei meinen Dokumenten bin ich aber leider ein echter Chaot. Durch deinen Beitrag werde ich das hoffentlich auch endlich mal in den Griff bekommen.
    GLG Anita

  • #4

    Organisation mit Sabine (Mittwoch, 07 März 2018 09:19)

    Ja, Ordnung und Minimalismus ist was Schönes, aber es gibt immer Stellen, an denen es nicht so leicht fällt - frag meinen Mann, der erzählt dir sicher gerne, wo es bei mir hakt ;). Ich habe deinen schönen Beitrag jetzt auch oben verlinkt!
    Liebe Grüße
    Sabine

  • #5

    Mel (Dienstag, 13 März 2018 16:39)

    Hallo Sabine,

    deinen Beitrag nehme ich direkt mit auf mein Pinboard fürs Büro, damit viele andere von deiner Zusammenstellung profittieren können. Unterlagen sind schon an sich ein Thema vor dem man sich gerne drückt und wenn man sich dann noch um Fristen und Co. kümmern soll, dann gute Nacht.^^
    Wenn man aber direkt alles auf der Hand hat gibt es keine Ausreden mehr, somit danke dafür und liege Grüße

    Mel vom Ordnungsblog Meldipi

  • #6

    Organisation mit Sabine (Dienstag, 13 März 2018 18:22)

    Vielen Dank, Mel. Und für alle Pinterest-Fans, hier ist der Link zum Pinboard:

    https://www.pinterest.de/meldipi/b%C3%BCro-organisieren/

    Liebe Grüße
    Sabine

  • #7

    Markus (Dienstag, 27 März 2018 23:31)

    Prinzipiell alles richtig, aber daran denken: Bei einigen Produkten gibt es länger als 2 Jahre Garantie welche über die gesetzliche 2 Jahre Produkthaftung hinausgehen.
    Auch bei "Unfällen" in denen ein Produkt fehlerhaft ist kann der Kaufort hilfreich sein. (und sei es nur ein Ersatzteil zu kaufen oder das gleiche Produkt nochmal weil es so lange gehalten hat).
    Also daher: Bei Produkten immer so lange aufheben wie die Produkte noch da sind. (Gilt natürlich nicht für Bleistifte oder andere Altagsartikel)

  • #8

    Monique (Mittwoch, 13 Juni 2018 21:49)

    Noch eine Frage:
    Alles Lohnabrechnung von 1 bis 12 Monate aufheben, viele Jahren arbeiten.
    Viele Papiere zukriegen. Wie sieht Zukunft Rente beantragen aus? Welche Lohnabrechnung aufheben ?
    Bitte mir helfen, danke.

  • #9

    Organisation mit Sabine (Mittwoch, 13 Juni 2018 23:44)

    Hallo Monique,
    es gibt anscheinend keine Vorschrift für Privatpersonen, die Lohn- und Gehaltsabrechnung aufzubewahren. Ich würde diese Abrechnungen aber lebenslang aufbewahren auch wenn hier natürlich einiges zusammen kommt. Aber wie du schon schreibst, in Zweifelsfällen kannst du beispielsweise die Rentenberechnung so viel besser nachvollziehen und vielleicht auch korrigieren lassen.
    Liebe Grüße
    Sabine

  • #10

    Bärbel (Dienstag, 03 Juli 2018 07:59)

    guten tag sabine,

    fast alles mache ich so, wie Du es vorschlägst, und möchte ergänzen:

    - nimm 3 büro-"körbchen" und etikettiere von oben nach unten:
    - erledigen
    - wird demnächst gebraucht
    - ablage

    - das körbchen "erledigen" sollte 1x wöchentlich leergearbeitet werden,
    - ins 2. körbchen legst Du zb überweisungen vom arzt, unterlagen, die Du zu einer verabredung mitnehmen willst, etc
    - ablage sollte 1x wöchentlich leergearbeitet werden.

    - wenn Du post hast, öffne sie sofort. wenn Du sie nicht direkt ababreitest (zb telefonisch), sortiere sie in eins der körbchen ein oder lege sie, wenn Du sie sehr bald telefonisch erledigen kannst, an Deinen tel-platz.

    - es kann sinnvoll sein, sich für "papierkram" einen regelmäßigen termin festzulegen.

    hilfreich für Dich?

    beste grüße sendet Dir bärbel : )

  • #11

    Organisation mit Sabine (Dienstag, 03 Juli 2018 08:01)

    vielen Dank für deinen Kommentar.

    Mit Körbchen arbeite ich im Büro auch, sie sind wirklich sehr praktisch. Bei den privaten Unterlagen fällt meistens nicht so viel Papierkram auf einmal an, da geht es bei mir ohne. Wichtig finde ich auch deinen Tipp, Post sofort zu öffnen und zur Bearbeitung an einen festgelegten Platz legen (oder noch besser, gleich bearbeiten).

    Ich wünsche dir eine schöne Woche und weiterhin gut geordnete Papiere. :)

    Liebe Grüße
    Sabine