So programmieren Sie Makros mit Word

Wenn ich immer gleiche und wiederkehrende Aufgaben am Computer ausführe, dann muss ich an meine frühere Teamleiterin denken. Sie erinnerte uns fünf Mädels immer wieder: "Spart euch Klicks!", denn was auf den ersten Blick nur mal eben ein Klick mehr ist, summiert sich im Laufe des Tages schnell zu einer halben Stunde oder mehr. Sie zeigte uns wie wir durch Tastenkombinationen (Shortcuts) und durch Anwendung von Textbausteinen viele überflüssige Klicks und damit Zeit sparen (und sinnvoller nutzen) können. Zur guten Organisation im Büro ist Klicks sparen meiner Meinung nach genauso wichtig wie keine Stapel oder Ordnung im E-Mail-Postfach.

Was meine Teamleiterin und ich damals noch nicht wussten: Es gibt für je­des Pro­gramm Ma­kros (und Add-ins), die die im­mer glei­chen Pro­zesse au­to­ma­ti­sie­ren und die in Word ohne Programmierkenntnisse von jedem Anwender einfach erstellt werden können.

Und so sparen Sie damit Klicks:

Öffnen Sie Word. Wie immer gibt es nun mehrere Möglichkeiten. Ich erstelle Makros am liebsten so:

Suchen Sie auf der Statuszeile (ganz unten) die drei Buchstaben MAK:

Mit einem Doppelklick auf MAK öffnet sich das Fenster "Makro aufzeichnen".

• Vergeben Sie einen Namen für Ihr Makro, damit Sie es später unter verschiedenen Makros einfach wiederfinden.
• Wählen Sie nun entweder "Symbolleisten" oder "Tastatur". Sie entscheiden damit, ob Sie Ihr Makro später über eine Tastenkombination oder über die Symbolleiste aufrufen können.
• Im Normalfall wollen Sie Ihr Makro zukünftig in allen Word-Dokumenten aufrufen, deshalb bleibt der vorgeschlagene Speicherort bei "Makro speichern" (Normal.dot).

Sobald Sie das Fenster mit OK schließen, startet die Makroaufzeichnung (Programmierung), das bedeutet,

alles was Sie jetzt eingeben (Tastenkombinationen, Buchstaben, Tabulator etc.) wird später beim Abruf des Makros automatisch wiederholt.

Zum Beenden der Makroaufzeichung klicken Sie wieder doppelt auf MAK und fertig ist das neu programmierte Makro. Ganz einfach, oder?

• Auf manchen Computern ist die Makrofunktion von Word ausgeblendet, dann müssen Sie die Makro-Funktionen erst aktivieren. So geht es in Word 2010: Klicken Sie auf Datei/Optionen/Menüband anpassen, Haken setzen vor der Option Entwicklertools. Anschließend klicken Sie auf OK.
• Achtung: Manchmal werden Mausbewegungen nicht aufgezeichnet (ersetzen Sie am besten während der Makroprogrammierung die Mausbewegungen durch die Steuerung mit der Tastatur).

Für jeden Arbeitsplatz gibt es verschiedene Makro-Einsatzmöglichkeiten. Ich muss zum Beispiel oft Zeilenumbrüche aus Texten löschen. Das geht schnell über die Funktion "suchen und ersetzen", aber um die Aktion schrittweise durchzuführen, habe ich ein kleines Makro programmiert.

Makrolösungen bieten sich zum Beispiel auch an, wenn verschiedene Drucker installiert sind. So können Sie per Tastendruck schnell auswählen, auf welchem Drucker Sie drucken oder/und in welcher Qualität (einfarbiger Schnelldruck oder Normaldruck).

Da Sie jetzt wissen, wie einfach ein Makro erstellt werden kann, fallen Ihnen bestimmt viele Anwendungsmöglichkeiten für Ihren Arbeitsplatz ein. Viel Spaß damit!

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