Praktische Tipps für schnelle Buchhaltung

Praktische Tipps für schnelle Buchhaltung

Auch wenn die Buchhaltung von vielen nur ungern erledigt wird - weder große Unternehmen noch Selbständige und Freiberufler kommen um diese Aufgabe herum.

 

Selbst erlebt habe ich das in kaum vorstellbarem Ausmaß bei einem meiner früheren Arbeitgeber. Nie waren die Belege da wo sie sein sollten und am Ende des Monats, wenn der Steuerberater die fehlenden Belege anmahnte, ging die große Suche los. Im Nachhinein war es dann natürlich auch viel schwieriger, die Belege wiederzufinden und sich bei Unklarheiten an den jeweiligen Vorgang genau zu erinnern. Das hat alle Beteiligten Nerven und viel Zeit gekostet. Erledigt werden  musste die Buchhaltung natürlich trotzdem und zu allem Überfluss wurden dann oft auch noch zusätzliche Gebühren fällig.

 

Dabei ist es gar nicht so kompliziert, die Geschäftsbücher strukturiert und lückenlos zu führen. Diese praktischen Tipps helfen Ihnen, Ihre Buchhaltung schnell zu erledigen und Chaos zu vermeiden:

Deshalb ist eine korrekte Buchhaltung so wichtig

Da die Firmenbücher am Ende eines Geschäftsjahres der Gewinnermittlung dienen, sind nicht nur große und mittelständische Unternehmen, sondern auch Kleinunternehmer und Freiberufler dazu verpflichtet, sie korrekt zu führen. Anhand dieser ermittelt das Finanzamt nämlich die anfallenden Steuern, die Sie später abführen müssen. Schleichen sich hier Fehler ein, oder findet das Finanzamt Lücken, müssen Sie unter Umständen mit Nachzahlungen, oder schlimmstenfalls sogar mit einer hohen Strafe rechnen. Daher sollten Sie den lästigen Papierkram auch von vornherein gewissenhaft erledigen.

 

Eine korrekte Buchführung bietet Ihnen aber auch einen großen Vorteil: Sie behalten dadurch alle Geldbewegungen, die Ihr Unternehmen betreffen, stets im Blick. Das hilft Ihnen dabei, Ihre  finanzielle Situation immer realistisch einzuschätzen und gegebenenfalls Gewinne zu optimieren. Wenn Sie mehr zum Thema Buchführung erfahren möchten, können Sie sich auf dieser Webseite ausführlich informieren.

Buchhaltung auslagern oder selbst machen?

Auf den ersten Blick wirkt die Buchhaltung für viele sehr kompliziert. Anstatt sich selbst in dieses Geschäftsfeld einzuarbeiten, wenden sich zahlreiche Unternehmer an einen externen Buchhalter, der diese Aufgabe für sie übernimmt.

 

Sie können Ihre Buchhaltung aber auch selbst erledigen, indem Sie sich beispielsweise eine geeignete Software anschaffen, die Ihnen bei der Buchhaltung hilft. Solche Programme arbeiten in der Regel sehr zuverlässig und werden daher auch von erfahrenen Spezialisten verwendet.

 

Eine gute Buchhaltungssoftware bietet den Vorteil, dass sie – ohne fundierte Vorkenntnisse vorauszusetzen – auch von Laien einfach zu bedienen ist. Eine intuitive Eingabemaske hilft Schritt für Schritt, alle Geldbewegungen korrekt zu verbuchen, sodass sich erst gar keine Fehler in die Geschäftsbücher einschleichen. Die meisten Programme verfügen außerdem über Schnittstellen zu Datev und ELSTER, damit Sie all Ihre Daten schnell und unkompliziert an die entsprechenden Stellen übermitteln können.

 

Ob Sie die Buchhaltung selbst erledigen oder sie an einen externen Dienstleister ausgelagert haben, mit diesen Tipps sind Sie schneller mit dieser Aufgabe fertig:

Praktische Tipps für schnelle Buchhaltung

Tipp 1: Keine Buchung ohne Beleg

Der wichtigste Tipp für meinen früheren Chef ;-). Jede finanzielle Transaktion, Einnahmen wie Ausgaben, muss dokumentiert werden. Nur durch Belege wie Quittungen, Rechnungen und Kassenbons können die Ausgaben korrekt verbucht werden. Dafür müssen die Belege gesammelt werden. Vergessen Sie die wiederkehrenden Kosten wie Miete, Telekommunikation und Versicherungen nicht.

Tipp 2: Belege vorsortieren

Belege, die im Schuhkarton gesammelt werden, sind immerhin auffindbar. Allerdings verbringen Sie oder Ihr externer Dienstleister Zeit damit, die Belege zu lochen und das Chaos zu ordnen. Eine einfache Vorsortierung in einem Ordner nach Eingangs- und Ausgangsrechnungen oder chronologisch abgeheftet, spart insgesamt Zeit und dadurch Geld.

Tipp 3: Frühzeitig beginnen

Gerade, wenn Sie viel beschäftigt sind, sollten Sie sich einen festen monatlichen Termin im Kalender setzen, an dem Sie Ihre vorsortierten (!) Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen oder, wenn Sie mit einer Buchhaltungssoftware arbeiten, die Buchhaltung erledigen.

 

Ganz einfach, oder?


Dieser Beitrag entstand mit freundlicher Unterstützung der Firma Lexware. Vielen Dank dafür.


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Kommentare: 4
  • #1

    Barbara (Samstag, 08 Oktober 2016 22:03)

    Ja, eigentlich ist das ganz einfach - komisch nur, dass so viele Leute aus meinem Bekanntenkreis immer zu spät und unter großen Mühen die Belege für ihre Steuererklärung sortieren ...

  • #2

    Martina (Montag, 31 Oktober 2016 17:47)

    Hallo Sabine,

    ein hilfreicher Beitrag, allerdings hat das mit den festen Terminen bei mir auch nicht geklappt. Deswegen habe ich mir angewöhnt, jede Buchung sofort und ohne Ausrede abzuheften. Zudem nutze ich auch eine Software und bei der Steuererklärung macht sich genau das bemerkbar. da wo früher hektisches Suchen angesagt war, kann ich heute beruhigt in den Ordner oder auf die Software zugreifen.

    LG

    Martina

  • #3

    Organisation mit Sabine (Dienstag, 01 November 2016)

    Ja, jede Buchung sofort abzuheften, das ist natürlich richtig vorbildlich! Sehr bewundernswert.
    LG
    Sabine

  • #4

    Caroline (Dienstag, 18 April 2017 15:10)

    Hallo ihr Lieben,

    mir geht es wie Martina. Dank meiner Buchhaltungssoftware habe ich alles im Blick. Außerdem ist das Rechnungen erstellen ein Kinderspiel, wenn man sich nur einmal mit der Software vertraut gemacht hat. Kann so ein Buchhaltungsprogramm nur wärmsten weiterempfehlen. Ich nutze inzwischen Sevdesk und komme super damit zurecht.

    LG
    Caroline