Gastartikel: MAPPEI: Bringen Sie Ordnung ins Tagesgeschäft

MAPPEI: Bringen Sie Ordnung ins Tagesgeschäft

„Sie räumen noch genau einmal auf und dann NIE wieder!“, verspricht Jürgen Kurz. Wie das funktionieren kann, erfahren Sie direkt von Jürgen Kurz, der diesen Gastartikel für mich verfasst hat:

 

Jürgen Kurz ist Unternehmer, Senior-Consultant und Blogger. Er ist der Begründer von Büro-Kaizen®, einer Methode, die mindestens 20 % mehr Effizienz im Büro ermöglicht. Die Schwerpunkte sind effiziente Prozesse im Büro, digitale Lösungen, das Büro von morgen und mobiles Arbeiten.

 

Kaizen kommt aus dem Japanischen und bedeutet „ständige Verbesserung“. Ich habe das aus Produktionsprozessen stammende Kaizen-Prinzip auf die Büroorganisation erfolgreich übertragen. Mein Versprechen: „Sie räumen noch genau einmal auf und dann NIE wieder!“ Inzwischen gelte ich als Deutschlands anerkannter Aufräum-Experte.

MAPPEI: Strukturierte Ordnung im Tagesgeschäft

Was ist das Problem?

Papierlose Büros sind auch in Zeiten zunehmender Digitalisierung eine Utopie. Natürlich läuft heute viel über E-Mail oder die Organisation innerhalb der Cloud, letztlich kommt um Papier im Job aber niemand herum. Allzu schnell entstehen hier unübersichtliche Papierberge, die den Schreibtisch einnehmen. Das sieht nicht nur unorganisiert aus und verbaut den guten Eindruck beim Betreten Ihres Büros, sondern ist auch alles andere als effizient. Lange Suchzeiten und unnötige Verzögerungen im Arbeitsprozess sind die Folge. Ein strukturiertes Ordnungssystem für die täglich anfallenden Arbeiten ist ebenso nötig, wie eine kompetente Beratung, wie Sie mithilfe eines solchen Systems Ordnung in Ihr Tagesgeschäft bekommen. Hier können verschiedene Optionen sinnvoll sein, z. B. MAPPEI. Wenn Sie effizienter arbeiten wollen, sollten Sie sich dieses System unbedingt genauer erklären lassen. Doch das Produkt alleine kann nicht die Lösung sein. Ich zeige Ihnen, wie MAPPEI funktioniert, wann andere Alternativen besser geeignet sind und wie Sie mit dem optimalen System am Ende Zeit und Geld sparen können.

MAPPEI: Strukturierte Ordnung im Tagesgeschäft

So funktioniert es:

MAPPEI ist nichts anderes als eine strukturierte Aufbewahrungsmethode für Ihre täglichen Wiedervorlagen. Im Kern geht es darum, die täglichen Aufgaben zu strukturieren, um Ihnen eine bessere Übersicht und damit letztlich auch ein effizienteres Arbeiten zu ermöglichen. Dabei reiht sich MAPPEI in eine Vielzahl möglicher Ordnungssysteme auf dem Markt ein. Gemeinsam finden wir heraus, ob MAPPEI, die Organisation mittels Hängeregistratur oder klassischer Pultordner die beste Lösung für Sie und Ihr Unternehmen ist. Dabei stehen für mich immer die individuellen Abläufe Ihres Tagesgeschäfts im Vordergrund.

 

Zunächst ist es wichtig zu klären, was in Ihrem Unternehmen überhaupt abgelegt wird. Wohin die wichtigen Informationen gelangen, was mit kurz- und langfristigen Projekten geschieht und wie sich deren Ablage unterscheidet, kann Ihnen kein System allein beantworten. In Kombination mit meinem Büro-Kaizen ist MAPPEI für manchen Betrieb aber ein sinnvoller Lösungsansatz. Basis des Produkts ist eine Aufbewahrungsbox aus Karton oder Kunststoff mit Registerkarten für die einzelnen Monate und Tage. Dazwischen finden die jeweiligen kleinen Mappen mit Ihren Dokumenten Platz. Geht ein solches ein, klassifizieren Sie es mit MAPPEI sofort nach der zuvor in der Beratung festgelegten Logik und fügen es der entsprechenden Ordnungsmappe zu, beschriften diese eindeutig und versehen sie gegebenenfalls mit einer ergänzenden Notiz zu fälligen Wiedervorlagen. Kein Papierstapel, keine Fragezeichen bei der Suche nach einem dringend benötigten Dokument – vorausgesetzt, Sie wenden MAPPEI richtig an. Wie das geht, zeige ich Ihnen gerne in meiner Beratung.

 

Vorteil 1: der Sofort-Effekt

Bei jedem Ablagesystem wünschen Sie sich einen Effekt, nämlich den, dass es dadurch deutlich ordentlicher und strukturierter am Arbeitsplatz aussieht. Möglichkeiten gibt es viele, MAPPEI ist ein Ablagesystem für tagesaktuelle Projekte und Abläufe, mit dem Sie den erwünschten Sofort-Effekt gut erreichen können. Da jedes eingehende Dokument, sei es ein Fax oder eine Information zum Projektstand, sofort eingeordnet wird, wird die einmal geschaffene Ordnung aufrechterhalten und gerät selbst bei größtem Trubel im Büro nicht ins Wanken.

 

Vorteil 2: Aktualität

MAPPEI ist ein rollierendes System, sprich, der aktuelle Tag befindet sich immer vorne. Bereits die Einteilung in Kalendertage schafft eine erste Übersicht. Da bei MAPPEI aber der abgearbeitete Tag hinter den Vortag gesteckt wird, offenbart sich jeden Morgen automatisch der Blick auf die anstehenden Tagesaufgaben. Anders als beim Pultordner müssen Sie nicht erst den heutigen Tag aufschlagen, sondern sehen sofort und tagesaktuell, was heute ansteht. Welche Lösung für Sie interessanter ist, hängt von den vorliegenden Arbeitsabläufen in Ihrem Betrieb ab. Im Rahmen meiner umfassenden Beratung finden wir dies gemeinsam heraus.

 

Vorteil 3: Flexibilität

Benötigt Ihr Unternehmen flexible Lösungen, kann MAPPEI eine mögliche Antwort sein. Die taggenaue Zuordnung bestimmter Vorgänge ist sinnvoll und äußerst praktisch. Aber auch für den Fall, dass Ihre Kunden oder Geschäftspartner vor Fälligkeit der entsprechenden Wiedervorlage Fragen haben, ist MAPPEI gerüstet. Denn jedes Projekt und jeder Kunde kann eine eigene farbliche Kennzeichnung bekommen. So sind Sie selbst bei spontanen Zwischenfragen Ihres Kunden in der Lage, das richtige Dokument schnell zu finden. Ich zeige Ihnen, wie flexibel Sie mit diesem System arbeiten können und auf welche Kniffe es konkret ankommt. Und wann ein anderes System besser für Sie geeignet wäre.

 

Darauf kommt es an:

Jedes Unternehmen ist individuell und hat seine eigenen Arbeitsprozesse. MAPPEI passt sich zwar flexibel an, muss zu Beginn aber genau auf die vorherrschende Arbeitsstruktur angepasst werden. Eine genaue Einweisung in dieses logisch aufgebaute System ist nötig und wichtig. Als Fachmann kann ich Ihnen hier beratend zur Seite stehen und Ihnen zeigen, wie Sie das gewählte Wiedervorlagesystem optimal im Alltag anwenden, es mit Ihrem Kalender verknüpfen und bestmöglich in laufende Prozesse einbinden.

 

Das bewirkt der Tipp:

Wenn alle Mitarbeiter eines Unternehmens einheitlich ablegen, entsteht eine büroübergreifende Ordnung. Das macht das Arbeiten angenehmer, weil Einheitlichkeit eine gewisse Sicherheit vermittelt. Aber es erhöht auch die Effizienz täglicher Arbeitsabläufe enorm. Stellen Sie sich allein den klassischen Vertretungsfall bei Krankheit eines Kollegens vor. Bis sich die Vertretung in das System des Erkrankten eingearbeitet hat, haben sich bereits neue Papierstapel gebildet. Der Laden wird mühsam am Laufen gehalten, die Effizienz geht flöten. Kommt die Krankheitsvertretung aber zu einem ihr bekannten System, beispielsweise MAPPEI, kann sie sofort in die Arbeit einsteigen und den Kollegen kompetent vertreten. Ein Plus für die Arbeitsprozesse, letztlich aber auch für die Mitarbeiterzufriedenheit. Denn so macht Arbeiten Freude und die Krankheitsvertretung schlägt sich nicht negativ auf das Arbeitsklima nieder.

 

Und Sie?

Suchen Sie nach effizienten Lösungen, wie Sie die tagesaktuellen Wiedervorlagen im Betrieb einheitlich organisieren können? Dann schaffen Sie jetzt die Grundlage für ein effizientes Arbeiten. Ich berate Sie gerne dazu, wie Sie MAPPEI oder ein alternatives System vor Ort umsetzen können. Schreiben Sie mir oder schauen Sie auf meiner Homepage vorbei. Ein logisch aufgebautes Ablagesystem, das lästiges Suchen nach dem richtigen Dokument erspart? Büro-Kaizen berät Sie zu MAPPEI, Pultordnern und Co.

 

Jürgen, vielen Dank für deinen Gastartikel!


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