Arbeiten wie ein Profi: Formatvorlagen anwenden und erstellen

Ich formatiere für einen Verlag umfangreiche Texte mit Microsoft Word. Dabei habe ich viel über Formatierungen, Formatvorlagen und Dokumentenvorlagen gelernt. Das hört sich kompliziert an, ist aber gar nicht so schwer. Ich zeige Ihnen, wie Sie mit ein paar einfachen Handgriffen wie ein Profi mit Formatvorlagen arbeiten und von den Vorteilen profitieren:

 

Durch das Anwenden von Formatvorlagen erhalten auch längere Schriftstücke schnell ein einheitliches Aussehen und Sie können automatische Funktionen wie zum Beispiel das Erstellen von automatischen Inhaltsverzeichnissen einfach nutzen.

 

Lesen Sie, wie Sie Formatvorlagen einfach zuweisen, selbst anlegen und weit verbreitete Fehler beim Umgang mit Formatvorlagen vermeiden.

So wenden Sie Formatvorlagen sinnvoll an

Formatierungen und Formatvorlagen bestimmen das Aussehen eines Textes. Damit das Layout eines Textes den Firmenvorgaben oder den eigenen Vorstellungen entspricht, wird in allen Büros (und an den heimischen Computern) viel Zeit verwendet.

 

Microsoft Word stellt (genau wie andere Textverarbeitungsprogramme) bereits viele fertige Formatvorlagen für Texte, Aufzählungen und Überschriften verschiedener Ebenen (Ü1, Ü2, Ü3) zur Verfügung.

 

Wenn Sie Ihre Briefe, Rechnungen und Texte über die jeweiligen Formatvorlagen Überschrift, Aufzählung und Text strukturieren, ist das Aussehen Ihrer Briefe ohne großen Aufwand immer einheitlich und Sie können Automatik-Funktionen der Textverarbeitungsprogramme nutzen.

 

Am einfachsten ist es, als Formatierungs-Einsteiger diese fertigen Formatvorlagen dem jeweiligen Text oder der jeweiligen Überschrift zuzuweisen:

So weisen Sie Formatvorlagen einfach zu

Word 2003: Markieren Sie einen Text und wählen Sie im Registerblatt "Format" "Formatierungvorlagen und Formatierungen", dann öffnet sich ein Fenster, in dem die verwendete Formatvorlage des markierten Textes angezeigt wird. Darunter können Sie sich zum Beispiel alle verfügbaren Formatierungen anzeigen lassen.

 

(Für Word 2007 und 2010: Markieren Sie einen Text und klicken Sie unten rechts in der Gruppe "Formatvorlagen" auf das kleine Pfeilsymbol („Startprogramm für ein Dialogfeld“). Klicken Sie nun unten im Aufgabenbereich auf "Optionen". Im danach angezeigten Dialogfeld wählen Sie im Dropdownfeld "anzuzeigende Formatvorlagen auswählen" „Alle Formatvorlagen“ aus und bestätigen Sie mit OK.)

 

So weisen Sie eine Formatvorlage einem Text zu: Markieren Sie den Text, öffnen Sie wie oben beschrieben das Fenster "Formatvorlagen" und wählen Sie eine Formatvorlage (durch anklicken) aus. Der markierte Text ändert sich jetzt je nach gewählter Formatvorlage.

Fehler beim Umgang mit Formatvorlagen

Die fertigen Formatvorlagen passen nicht genau zu Ihren Vorstellungen? Die Verlockung ist groß, durch schnelle manuelle Änderungen die Formatvorlagen im jeweiligen Schriftstück anzupassen. Tun Sie das nicht, denn dann haben Sie kein einheitliches System mehr und durch die Änderung der Formatvorlage kann es (bei automatischer Aktualisierung) sogar passieren, dass Sie unbemerkt Textformatierungen in anderen Dokumenten ändern!

 

Deshalb: Nehmen Sie nie Änderungen an Basisvorlagen vor! Erstellen Sie in diesem Fall Ihre eigenen Formatvorlagen:

So erstellen Sie eigene Formatvorlagen mit Word

Word 2003:

  • Wählen Sie "Format", "Formatvorlagen und Formatierung" und
  • klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue Formatvorlage".
  • Verwenden Sie hinter "Name" eine aussagekräftige Bezeichnung für die neue Formatvorlage (am besten in Kombination mit Ihrem Namen, dann sehen Sie immer gleich, welche der vielen Formatvorlagen Ihre sind).
  • Stellen Sie bei "Formatvorlagentyp" den jeweiligen Typ ein (beispielsweise "Zeichen").
  • Hinter "Formatvorlage basiert auf" stellen Sie aus dem Dropdownmenü "Standard" oder eine andere Vorlage ein, wenn Sie deren Formatierungen übernehmen möchten.
  • Stellen Sie dann die gewünschten Formatierungen beispielsweise über "Format, Zeichen" ein, und
  • klicken Sie auf "OK".

 

In Word 2007 oder 2010:

  • Wählen Sie die Registerkarte "Start", dann
  • das kleine Symbol unterhalb von "Formatvorlagen ändern".
  • Dann auf das Symbol "Neue Formatvorlage" links unten im Fenster "Formatvorlagen".
  • Stellen Sie ein, auf was die Formatvorlage basieren soll und welche Formatierungen "Größe, Schriftart" Sie wünschen.
  • Mit "OK" bestätigen.

Schreiben Sie sich die genaue Bezeichnung der verwendeten Formatvorlagen auf und benutzen Sie immer die selben. - Das spart Zeit und führt ohne viel Aufwand zu einem einheitlichen Layout.


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