Termin- und Aufgabenverwaltung mit Outlook

Termin- und Aufgabenverwaltung mit Outlook
Wann war das gleich wieder?

Ich bin ein "Low-Tech"-Liebhaber. Meist ist der einfachste Weg auf lange Sicht der schnellste und effektivste. Im Zweifel ziehe ich deshalb Papier digitalen Hilfsmitteln vor.

 

Mein Sohn hat es geschafft, alle unsere gespeicherten Telefonnummern im Telefon zu löschen. - Es ist aber auch doof, dass alles mit nur einem falschen Tastendruck gelöscht werden kann. Das war ganz schön viel Arbeit, alle Telefonnummern wieder zu recherchieren. Jetzt gilt bei uns wieder die Devise "alle neuen Nummern werden zusätzlich in unser Papierregister eingetragen". Das digitale Telefonbuch ist praktisch und wir nutzen es deshalb auch weiterhin, aber wir verlassen uns nicht mehr darauf.

Meine Termine trage ich in einen Papierkalender ein. Papier ist unabhängig vom Funktionieren der Technik und immer portable. Ein Computer ist leider nicht immer einsatzfähig, das weiß jeder, der viel damit arbeitet. Trotzdem haben digitale Kalender Vorteile.

 

Ich arbeite im Büro mit dem E-Mail-Programm Outlook, da bietet es sich an, auch die Terminverwaltung der Bürotermine über Outlook zu organisieren. Und auch die Aufgabenverwaltung (zum Beispiel die aktuellen Vorgänge) ist über den Outlook-Kalender möglich. Den Umgang mit diesem Terminkalender fand ich anfangs sehr gewöhnungsbedürftig, aber die Nutzung lohnt sich. - Allein schon wegen der automatischen Erinnerungsfunktion. Besonders am Computer vergesse ich sonst regelmäßig die Zeit...

So nutzen Sie Outlook für Ihre Termin- und Aufgabenverwaltung

Welche Vorteile hat der Outlook-Kalender gegenüber Papier?

  • Wiederkehrende Termine müssen nur einmal eingegeben werden
  • Signal ertönt oder ein Erinnerungsfenster erscheint, Sie müssen nicht dauernd die Uhr im Blick haben

Weitere Vorteile für Mitarbeiter in größeren Unternehmen:

  • Freie Besprechungszeiten der Teilnehmer können über Outlook ermittelt werden
  • Weitere Teilnehmer einer Besprechung können unkompliziert eingeladen werden

Voraussetzungen für den Einsatz des Outlook-Kalenders

Sinnvoll ist der Einsatz des Outlook-Kalenders nur für Termine im Büro, da Sie Ihren Computer dafür an haben müssen. Außerdem muss das Outlook-Programm geöffnet sein. (Schalten Sie auf jeden Fall die Benachrichtigung über den E-Mail-Eingang ab, sonst werden Sie unnötig in Ihrem Arbeitsfluss gestört).

So kommen Sie zum Outlook-Kalender

Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf das Registerblatt "Wechseln zu". Hier wählen Sie "Kalender" aus (über "Wechseln zu" kommen Sie auch wieder zurück).

So geben Sie Termine, Aufgaben und Ereignisse in den Outlook-Kalender ein

Wie immer führen bei Microsoft viele Wege zum Ziel. Deshalb hier meine Vorgehensweise (für Outlook 2003):

  • Klicken Sie auf den Startzeitpunkt am entsprechenden Tag (im Kalender) und beginnen Sie mit der Eingabe. 

oder

  • Klicken Sie auf "Neu" und legen Sie einen neuen Termin an oder über die Tastenkombination "Strg + Shift + A". Für wiederkehrende Termine klicken Sie auf "Serientyp" und füllen die entsprechenden Daten aus. Sie brauchen einen Serientermin nur einmal eingeben. Outlook trägt den Termin dann automatisch zum Beispiel jede Woche ein.

Mit einem Doppelklick können Sie jeden Termineintrag öffnen und beispielsweise zum Termin Notizen machen, Verknüpfungen erstellen oder Kontakte und Kategorien hinzufügen. Es gibt auch die Möglichkeit, den Termin unten rechts als privat zu kennzeichnen und so für andere unsichtbar zu machen.

So löschen oder verschieben Sie Termine im Outlook-Kalender

Einen Termin löschen

  • Sie mit einem Rechtsklick mit der Maus in den Termin und dann "löschen". Zum Verschieben markieren Sie den Termin und gehen mit der Maus auf den linken Rand des Eintrags. Wenn der Vierfachpfeil erscheint, können Sie den Eintrag mit gedrückt gehaltener Maustaste ganz einfach auf einen anderen Tag im Datumsnavigator ziehen. Oder
  • Sie öffnen den Termin mit einem Doppelklick und ändern Tag und/oder Uhrzeit.

So nutzen Sie die Erinnerungsfunktion mit Outlook

Meine Freundin Barbara lässt sich mit dieser praktischen Outlook-Funktion zum Beispiel an Ihre Telefoninterview-Termine erinnern.

 

Erinnerung: Klicken Sie das Feld "Erinnerung" an und wählen Sie aus wie viele Minuten vorher Sie an den Termin erinnert werden möchten. Sie können sich mit einem Sound (machen Sie dann auch den Lautsprecher an ;-)) und/oder einer Meldung an Termine, Besprechungen und Ereignisse erinnern lassen und Elemente zur schnellen Erkennung farbig gestalten.

So ändern Sie die Ansicht im Outlook-Kalender

Kalenderansicht auf mehrere Tage einstellen

Klicken Sie auf einen Termin und benutzen Sie die Tastenkombination Alt+(Anzahl der Tage, die Sie sehen möchten). Zum Beispiel Alt+5 für 5-Tage-Übersicht. 

 

Tage und Termin fett darstellen

Das stellen Sie im Kalender über "Ansicht", "Anordnen nach", "Aktuelle Ansicht", "Aktuelle Ansicht anpassen" und "Weitere Einstellungen" per Klick ein.

 

Uhrzeitauflösung einstellen

In "Weitere Einstellungen" können Sie auch schnell rechts oben die zeitliche Auflösung einstellen.

 

Achtung: Machen Sie sich nicht vollständig abhängig. Drucken Sie zum Beispiel regelmäßig Ihre Termine und/oder Aufgaben auf Papier aus!

 

Viel Spaß beim Erforschen des Outlook-Kalenders :-)


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