So führen Sie eine To-do-Liste - 8 Tipps zur Aufgabenplanung im Büro und Alltag

8 Tipps zur To-do-Liste
Was noch?

Meine frühere Kollegin H. hat sich immer geweigert Listen zu machen - um das Gehirn zu trainieren.

 

Diese Einstellung ist mir sehr rätselhaft. Ich finde, eine gute und stressfreie Organisation kommt nicht ohne Listen aus.

 

Einkaufsliste, Wochenplan und To-do-Liste (oder Tagesplan) helfen, den Überblick zu bewahren und den Zeitbedarf richtig einzuschätzen.

 

Was muss beim Erstellen einer To-do-Liste beachtet werden, damit sie die Organisation erleichtert? Wie soll eine To-do-Liste geführt werden und was muss auf eine To-do-Liste?

Diese Tipps helfen Ihnen, mit der To-do-Liste Zeit zu sparen und verhindern, dass die Planung zum neuen Zeitfresser wird

Tipp 1: Wie soll die To-do-Liste geführt werden?

Es ist Geschmackssache, ob Sie die To-do-Liste zur Tagesplanung über eine Software oder einfach auf Papier führen. 

 

Aber: Halten Sie Ihre Planung so einfach wie möglich und planen Sie handlungsorientiert.


Ich führe meine To-do-Liste im Büro als Schreibtischblock auf Papier. Das hat den Vorteil, dass die Liste jederzeit sofort zur Verfügung steht. Kein langes Programm öffnen und Liste suchen. Außerdem bin nicht vom Funktionieren der Technik abhängig.

Tipp 2: Das muss auf die To-do-Liste

Alle zu erledigenden Aufgaben, die Sie leicht vergessen oder die zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen, gehören auf die To-do-Liste. Tägliche Routinearbeiten werden also normalerweise nicht notiert.

Bevor eine Aufgabe notiert wird, überlegen Sie genau: Muss ich diese Aufgabe wirklich erledigen? Muss ich mein Kind von der Schule oder vom Freund abholen, oder kann das auch anders organisiert werden (Bus, Fahrgemeinschaft ...)?

"Manche Arbeiten muß man Dutzende Male verschieben, bevor man sie endgültig vergisst." Unbekannter Autor

 

Besser, Sie entscheiden sich bewusst für "kommt nicht auf die To-do-Liste"!

Tipp 3: Prioritäten auf der To-do-Liste

Meist hat man nicht die Zeit, alle Aufgaben zu erledigen. Ein versprochenes Angebot fertigzustellen, ist aber natürlich wichtiger als die Ablage zu erledigen.

 

Markieren Sie deshalb auf Ihrer To-do-Liste zu den Aufgaben die Priorität. - Damit am Arbeitsende alle wichtigen Dinge erledigt sind.

Tipp 4: Eindeutige Formulierungen auf der To-do-Liste

Notieren Sie die Aufgaben kurz und eindeutig, damit Sie später sofort wissen, was zu tun ist. Je nach Aufgabe ist es sinnvoll, gleich Stichpunkte zum Thema dazuzuschreiben.

Tipp 5: Große oder komplexe Aufgaben aufteilen

Schreiben Sie bei großen oder komplexen Aufgaben sinnvolle Teilschritte auf die To-do-Liste.

 

Möchten Sie beispielsweise eine Anzeige in der Zeitung aufgeben, so notieren Sie statt "Anzeige" lieber "Stoffsammlung für Anzeigentext", "Text formulieren", "Layout besprechen", "Anzeige in Auftrag geben".

Tipp 6: To-dos nur für einen Tag - maximal zwei To-do-Listen führen

Auf meinem Schreibtischblock stehen nur die Aufgaben für den heutigen Tag. So ist die To-do-Liste immer übersichtlich und motivierend. Ich führe eine zweite Liste (Wochenplan) auf der die Aufgaben stehen, die ich innnerhalb eines längeren Zeitraumes erledigen will (oder muss).

 

Widerstehen Sie der Versuchung, mehr als zwei Listen zu führen! Sie verlieren den Überblick.

Tipp 7: Aufeinanderfolgende Aufgaben markieren

Übernehmen Sie nur solche Aufgaben auf Ihre To-do-Liste, die Sie ohne Vorarbeit in Angriff nehmen können oder markieren Sie aufeinanderfolgenden Aufgaben.

 

Wenn Sie zum Beispiel auf Ihrer To-do-Liste notieren, dass Sie die Zeitung wegen der Anzeige anrufen müssen, Sie aber zuvor noch den Text und das Layout entwerfen wollen, lesen Sie immer wieder Zeitung anrufen, ohne loslegen zu können.

 

Auf meiner Beispiel-To-do-Liste (unten) können Sie nachfolgende Aufgaben einfach "eingerückt" notieren.

Tipp 8: Regelmäßig aktualisieren

Aktualisieren Sie die To-do-Liste sobald eine neue Aufgabe hinzukommt. Was Sie erledigt haben, wird abgehakt. :-) Nicht Erledigtes wird am Arbeitsende auf die neue To-do-Liste übertragen.

Meine To-do-Liste / Tagesplan für Alltag und Büro

Download
Beispiel-To-do-Liste mit Priorität, Möglichkeit zur Aufgabenbündelung und Markierung aufeinanderfolgender Aufgaben
Mit dieser Beispiel-To-do-Liste können Sie Ihre Aufgaben mit Prioritäten versehen, Ihre Aufgaben bündeln und aufeinanderfolgende Aufgaben markieren (einrücken). Viel Spaß beim Ausfüllen und Abhaken!
To-do-Liste.doc
Microsoft Word Dokument 36.0 KB

Das könnte Sie auch interessieren:

Die 6 wichtigsten Tipps zum Umgang mit Passwörtern
Die 6 wichtigsten Tipps zum Umgang mit Passwörtern
E-Mails schreiben - 8 Tipps zur effizienten Nutzung von E-Mails
E-Mails schreiben - 8 Tipps zur effizienten Nutzung von E-Mails
Mach mal Pause! - Kleine Auszeit im Alltag
Mach mal Pause! - Kleine Auszeit im Alltag


Kommentar schreiben

Kommentare: 2
  • #1

    Anne M (Donnerstag, 10 Juli 2014 07:16)

    Hallo,
    es gibt Dinge, die man immer weiter schiebt. Bei mehr als dreimaligem Verschieben, kann man sich auch kurz fragen warum man die Sache nicht anpackt. Manchmal verfolgt man dann auch Dinge, von denen man denkt- sie wären wichtig-sie sind es aber nicht mehr. Oder man verfolgt Ziele anderer, nicht die eigenen (Joggen gehen, Fenster putzen) Besonders bei Verschieben von Kontakten kann man sich ruhig fragen "was blockt" (Sara anrufen...)-wirklich nur die Zeit? Dinge, die von Liste zu Liste wandern, muß man hinterfragen (gilt überraschenderweise nicht für Blumengießen, Hasen füttern...)

  • #2

    organisation-mit-sabine (Donnerstag, 10 Juli 2014 14:50)

    Ja, da stimme ich dir zu. Was man sowieso nicht tut braucht auch auf keine Liste - da sollte man von Anfang an ehrlich zu sich sein.