E-Mails schreiben - 8 Tipps zur effizienten Nutzung von E-Mails

Nach einem Bewerbungsgespräch willigte ich ein, von zu Hause aus Aufgaben als Probearbeit zu erledigen.

 

Die Aufgaben kamen per E-Mail vom Personalchef. Um Zeit zu sparen, hat er allen in Frage kommenden Bewerbern die gleiche E-Mail gesendet - und alle E-Mail-Adressen waren für jeden Empfänger zu sehen.

 

Datenschutz wird bei dieser Firma nicht beachtet, dachte ich damals.

Wie können Pannen und Missgeschicke beim Schreiben von E-Mails vermieden werden? 8 Tipps und Tricks zur effizienten E-Mail-Nutzung.

Tipp 1: Nutzen Sie E-Mails richtig

Prüfen Sie: Ist eine E-Mail für mein Anliegen die richtige Kommunikationsform?

  • E-Mails sind nur effektiv, wenn keine Ping-Pong-Kommunikation in Gang gesetzt wird. Vermeiden Sie E-Mails, wenn für den Empfänger keine eindeutige Antwort möglich ist, und deshalb der Vorgang neue Reaktionen beider Seiten nach sich zieht.
  • Für heikle Angelegenheiten eignet sich das Telefon- oder das persönliche Gespräch besser.

Tipp 2: Machen Sie es dem Empfänger leicht

Allein aus beruflichen Gründen erreichen und verlassen täglich durchschnittlich 112 E-Mails den Posteingang eines Berufstätigen. Machen Sie es dem Empfänger Ihrer E-Mail also möglichst leicht - damit Ihr Anliegen schnell bearbeitet wird!

  • Achten Sie auf klare Struktur und Form für leichte Lesbarkeit. Verwenden Sie zum Beispiel Aufzählungszeichen und Absätze, um die E-Mail übersichtlich zu gestalten.
  • Schreiben Sie klar und deutlich was Sie wollen (und bis wann) und schreiben Sie das Wichtigste zuerst.
  • Beachten Sie Rechtschreibregeln und verwenden Sie korrekte Grußformeln
  • Verwenden Sie einen aussagekräftigen Betreff! Ändern Sie bei Antworten auf E-Mails den Betreff - aus einem Angebot wird beispielsweise eine Auftragsbestätigung.
  • Halten Sie die Signatur kurz - mehr als fünf Zeilen werden erfahrungsgemäß nicht gelesen.

Tipp 3: Beachten Sie den Datenschutz

Bei zu lässigem Umgang mit E-Mail-Adressen kann sogar ein Bußgeld verhängt werden! Versenden Sie deshalb keine E-Mails mit offenem Verteiler, d. h. mit sichtbaren personenbezogenen E-Mail-Adressen! Mehr zum Fall Bußgeld für offenen E-Mail-Verteiler.

 

Übrigens: Auch eine Verteilerliste macht die E-Mail-Adressen für die Empfänger sichtbar!

Über die Funktion Blindkopie können offene E-Mail-Verteiler verhindert werden. Das E-Mail-Programm Outlock versteckt diese nützliche Funktion allerdings standardmäßig.

So unterdrücken Sie offene E-Mail-Verteiler in Outlock:

1. Legen Sie zunächst wie gewohnt eine neue Nachricht an.

  • bei Microsoft Word als E-Mail-Editor:

Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche "Option" und wählen Sie BCC (Blind Carbon Copy - Blindkopie) aus.

  • bei Microsoft Outlock als E-Mail-Editor:

Wählen Sie "Menü" "Ansicht Bcc-Feld" (Blind Carbon Copy, Blindkopie)

 

Jetzt wird bei allen künftig erstellten E-Mails unter "Cc" das Feld "Bcc" eingeblendet.

 

2. Im "Bcc"-Feld geben Sie nun die E-Mail-Adressen der Empfänger ein

3. Geben Sie im "An"-Feld Ihre eigene Adresse ein

4. Nachricht versenden

Tipp 4: Vermeiden Sie Fehler - Empfänger am Schluss eingeben

Immer wieder kommt es vor, dass E-Mails zu früh versendet werden! Ende Oktober habe ich dreimal in den Nachrichten von solchen Pannen gehört:  Google gab seine Geschäftszahlen Stunden zu früh heraus, Dow Chemical erklärte unplanmäßig früh, dass 2400 Jobs gestriechen werden sollen und dann verschickte Daimler versehentlich Geschäftszahlen 12 Stunden früher als geplant.

 

Vermeiden Sie Fehler und schreiben Sie zunächst den Text. Der Empfänger wird erst unmittelbar vor dem Versenden eingefügt! Dann passiert nichts, wenn Sie aus Versehen auf Senden klicken. Außerdem können E-Mail-Entwürfe auch problemlos ohne ausgefüllte Empfängerzeile gespeichert werden.

Tipp 5: So landen Sie nicht im Spam

E-Mails landen manchmal versehentlich im Spam-Filter des Empfängers - und werden dann oft übersehen. Viele Spam-Filter arbeiten mit einem Punktesystem - es werden Minuspunkte für Spammer-Verhalten und Bonuspunkte für seriöses Verhalten vergeben.

 

Vermeiden Sie deshalb möglichst Spammerverhalten

  • viele Ausrufezeichen im Betreff (übermäßig viele Ausrufezeichen in der Nachricht)
  • keine "Ausrufe" durch Großbuchstaben
  • knallige Farben

Das gibt Bonuspunkte beim Spam-Filter:

  • Angabe Ihrer Postadresse und Telefon-Nummer
  • Angabe des vollständigen Namen des Empfängers
  • Verwendung von Begriffen im Betreff und in der Nachricht

Tipp 6: Verwenden Sie Textbausteine und automatische Signaturen

Mit Textbausteinen und automatischen Signaturen sparen Sie viel Zeit. So geht´s:

 

Alles über Textbausteine lesen Sie hier.

Tipp 7: Wenden Sie Empfangs- und Lesebestätigung richtig an

Empfangs- und Lesebestätigungen sind eine tolle Erfindung. Aber es spricht auch einiges gegen die Verwendung dieser Funktionen:

  • Empfangs- und Lesebestätigungen erhöhen Ihre E-Mail-Flut.
  • Viele Menschen finden Lesebestätigungen lästig und fühlen sich kontrolliert.
  • Auch bei Rechtsstreitigkeiten bringen Ihnen Lesebestätigungen keine Vorteile, denn jeder, der Zugang zu dem Computer hat, kann die Lesebestätigung verschickt haben.
  • In einigen Unternehmen ist die Verwendung von Lesebestätigungen im internen E-Mail-Verkehr nicht nur unerwünscht, sondern verboten: Eine Lesebestätigung kann eine Form der Arbeitsüberwachung darstellen, wenn sie verwendet wird um zu prüfen, ob sich ein Mitarbeiter an seinem Platz befindet.
  • Es entsteht zusätzlicher Organisationsaufwand. Denn: Eine Bestätigung muss nach dem Eintreffen sinnvollerweise zur entsprechenden E-Mail abgelegt werden.

Meiner Erfahrung nach erhält man bei Ansprechpartnern, bei denen eine Bestätigung besonders wichtig wäre (weil auf eine Bearbeitung kein Verlass ist), sowieso keine. : -) Ich greife also zum Telefon, wenn ich mich vergewissern will, dass eine E-Mail angekommen und gelesen wurde.

Tipp 8: Wichtigkeit und Dringlichkeit sparsam einsetzen

Die Option, E-Mails als wichtig zu markieren, wird viel zu häufig benutzt und nervt viele E-Mail-Empfänger. Kennzeichnen Sie also nur wirklich dringende E-Mails als wichtig. 


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Kommentare: 1
  • #1

    Barbara (Dienstag, 19 November 2013 12:02)

    Besonders die Tipps zu Ping-Pong-Mails und zu den Verteilerlisten sollten von viel mehr Leuten beherzigt werden!!