Textbausteine richtig einsetzen

Foto Textbausteine
Clever arbeiten mit Textbausteinen

Textbausteine sind ein sehr effektives Hilfsmittel im Büroalltag. Geht´s hektisch zu, dann werden sie oft vernachlässigt. Das ist schade - denn natürlich sparen Sie mit Textbausteinen viel lästige Tipp- und Denkarbeit und ein Textbaustein - auch Autotext genannt - ist schnell erstellt. Solche cleveren Funktionen mag ich! Wenig Aufwand - und ein sehr gutes Ergebnis.

 

Lesen Sie wie Sie Textbausteine erstellen, einfügen und wie Sie den Überblick über Ihre Textbausteine behalten. Außerdem können Sie diese Beispiel-Textbausteine benutzen.

Ein Textbaustein ist ein Text, der unter einem Kürzel gespeichert wird. Innerhalb des Microsoft Office-Pakets kann er über eine Tastenkombination und das vergebene Kürzel wieder aufgerufen und eingefügt werden. Wer zum Beispiel nicht Microsoft Outlock verwendet, braucht für Textbausteine ein Programm, das Textbausteine systemweit zur Verfügung stellt. Gute Erfahrungen habe ich auch mit "PhraseExpress" gemacht.

Was eignet sich als Textbaustein?

Als Textbaustein eignet sich jeder Textteil, den Sie voraussichtlich wieder einmal benötigen. Speichern Sie

  • besonders gelungene Formulierungen
  • oft benötigte Anrede und Einstiegs-Sätze
  • Adressen (ich speichere als Textbaustein alle Adressen, die ich in Dokumenten immer wieder benötige)
  • Abschluss-Sätze
  • Signaturen

Vom Speichern ganzer Dokumente rate ich ab. Hier legen Sie sich besser eine Dokumenten-Vorlage an.

So werden Textbausteine erstellt

Zuerst markiert man die Textpassage, die als Textbaustein gespeichert werden soll. Dann drückt man die Tasten [Alt] und [F3] gleichzeitig- es erscheint ein Dialogfenster in dem der Name, beziehungsweise das Kürzel für den Baustein definiert werden kann. Durch bestätigen des Dialogfensters wird der neue Abschnitt gespeichert. 

So werden Textbausteine eingefügt

Word 2003

Über "Einfügen" "Autotext" "Autotext" kommt man zur Übersicht über alle bisher erstellten Textbausteine. Auswählen und "Einfügen" schon wird der Text an der gewünschten Stelle im Text eingefügt.

 

Oder noch einfacher (alle Word-Versionen):

Kennen Sie das benötigte Kürzel? Geben Sie das Kürzel in das Dokument ein (es muss ein Leerzeichen oder Satzzeichen vor dem Kürzel stehen). Drücken Sie danach [F3] und Ihr Textbaustein wird eingefügt.

 

Word 2007 und 2010

Hier befindet sich diese in der Menüleiste „Einfügen“ unter „Schnellbausteine" "Organizer für Schnellbausteine“. Dort können die erstellten Bausteine jederzeit mühelos nach belieben umbenannt und verändert und in den Text eingefügt werden.

Es gibt auch Textbausteine, die schon im Office-Paket hinterlegt sind.

 

Um die Übersicht zu behalten empfehle ich: Drucken Sie Ihre Textbausteine mit dazugehörigem Kürzel aus!

Textbausteine als Übersicht ausdrucken

Word 2003 und Word 2007

Klicken Sie auf "Datei" und "Drucken" (für Word 2007 auf das Office-Symbol und "Drucken"). Im erscheinenden Dialogfenster öffnen Sie im Feld "Drucken" auf die Auswahlliste (statt Dokument) und wählen Sie "Autotext-Einträge". Dann noch "Drucken". :-)

 

Word 2010

Klicken Sie auf "Datei" und "Drucken" dann wählen Sie unter "Einstellungen" "Alle Seiten drucken" und markieren im geöffneten Listenfeld "Autotext-Einträge". Dann noch "Drucken". :-)

Sie brauchen Beispiele? Kein Problem. Eine kleine Auswahl finden Sie unter Beispiel-Textbausteine! Viel Spaß damit.

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