Nie mehr Stapel - gut organisiert im Büro

Ich kenne Büros, da stapelt sich die ungelesene Eingangspost im Eingangsfach, zu bezahlende Rechnungen liegen zwischen Briefen, die beantwortet werden müssen. Dazwischen Nachrichten vom Finanzamt, Unterlagen für das Angebot auf das der Kunde schon eine Woche wartet ...

 

Das verursacht unnötigen Stress und vergrault auf Dauer die Kunden. Werden Sie nicht zum Verwaltungs-Messie!

 

Halten Sie Ihre Büroorganisation schlank, nur dann haben Sie eine Chance Arbeitsabläufe auch wirklich einzuhalten! Scheuen Sie sich nicht, Dinge zu ändern, wenn sie nicht funktionieren!

 

Testen Sie hier meine wichtigsten Tipps für gute Organisation im Büro!

8 Tipps für gute Organisation im Büro - Nie mehr Stapel

Tipp 1: Keine Schmierzettelwirtschaft - Führen Sie ein "Schreibtischbuch"

Bild zu Schreibtischbuch
Das "Schreibtischbuch"

Werfen Sie Ihre Schmierzettel und Post-its weg. Legen Sie einen Block oder ein DinA4-Blatt auf Ihren Schreibtisch. Hier notieren Sie alle Aufgaben, die Sie heute erledigen wollen (To-Do-Liste - nach Prioritäten sortiert) und alles was Sie sonst auf Ihre Schmierzettel notieren!

 

Abhaken :-), sobald Sie die Aufgabe erledigt haben!

Tipp 2: Was weniger als 3 Minuten dauert, sofort erledigen

Wird sofort erledigt!
Wird sofort erledigt!

Legen Sie einzelne Blätter immer sofort ab (Der Locher sollte deshalb auf dem Schreibtisch stehen). Am besten erledigen Sie alle Aufgaben, die weniger als 3 Minuten dauern sofort!

 

Aber: Bilden Sie Aufgabenblöcke. Sammeln Sie also gleiche Tätigkeiten (wie zum Beispiel kopieren, Anrufe erledigen, E-Mails beantworten, denn wenn Sie das Gleiche mehrmals hintereinander machen, gewinnen Sie an Fahrt.

Tipp 3: Was nicht aufgehoben werden muss, kommt sofort in den Papierkorb

"Die Basis jeder gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb“. (Kurt Tucholsky)

 

Aber: Beachten Sie die Aufbewahrungsfristen!

Tipp 4: Vermeiden Sie Multitasking

Arbeiten Sie Ihre Aufgaben nacheinander ab. Singletasking ist effektiver als Multitasking. Tipps für Singletasking finden Sie hier.

 

Wie effektiv ist Multitasking wirklich?

Tipp 5: So gehen Sie mit aktuellen Vorgängen um

Sortieren Sie Ihre "zu erledigen"-Vorgänge nach Aufgabenbereiche. Für jeden Aufgabenbereich vergeben Sie einen zutreffenden Namen (zum Beispiel: zu bezahlen, zu bestellen, Rechnungskontrolle usw.). Sie können nun in einer Hängeregistratur für jeden Aufgabenbereich eine Mappe anlegen. Ich arbeite am liebsten mit beschrifteten Klarsichthüllen. Vergeben Sie ruhig kreative Namen (dann macht das Arbeiten mehr Spaß). Warum nicht "bezahl mich" oder "bestell mich"? Niemals sollten Sie allerdings "Sonstiges" oder "Diverses" anlegen! An vielen Arbeitsplätzen ist es sinnvoll, auch für einzelne Projekte Mappen anzulegen!

 

Wer papierlos arbeitet, legt seine Dokumente in entsprechende Ordner auf dem PC!

 

Damit Sie nicht lange nach den Vorgängen suchen müssen oder sogar Vorgänge vergessen: Notieren Sie auf einer Übersicht (es reicht eine einfache Tabelle), wo sich jeder Vorgang zur Zeit befindet. Außerdem legen Sie im Kalender fest, wann Sie welche Tätigkeit (Bestell mich, bezahl mich usw.) erledigen wollen (zum Beispiel: 27.9. Bestellungen machen).

Die Hängeregistratur (oder die Klarsichthüllen) sind eine Zwischenstation! Abgeschlossene Vorgänge kommen in eine "Endstation" (zum Beispiel Ordner). Lesen Sie Tipp 7!

Tipp 6: Nehmen Sie sich täglich kurz Zeit,

Dauert nicht lang
Dauert nicht lang

um die Ordnung an Ihrem Arbeitsplatz wiederherzustellen. Wir alle neigen dazu, aus Papier Stapel zu bilden! Wenn Sie regelmäßig für Ordnung sorgen, sammeln sich keine Stapel mehr an.

Tipp 7: Abgeschlossene Vorgänge ablegen

Bild Nie mehr Stapel - Schlau ablegen
Schlau ablegen - nie mehr Stapel!

Fragen Sie sich vor dem Ablegen in den Ordner:

  • Muss der gesamte Vorgang abgelegt werden, oder reicht ein Teil oder eine Zusammenfassung?
  • Muss ich dieses Schriftstück wirklich aufbewahren (Aufbewahrungsfristen)? Wird der Vorgang eventuell in einer anderen Abteilung bereits abgelegt?
  • Kann das Schriftstück bei Bedarf leicht wieder besorgt werden?

 

Legen Sie die elektronische Ablagestruktur analog zur Papierablage an!

Tipp 8: Feierabend: Schreibtisch aufräumen und To-do-Liste schreiben

Bild zu Schreibtisch aufräumen
Alles aufgeräumt!

Räumen Sie vor Feierabend Ihren Schreibtisch auf und schreiben Sie in Ihr "Schreibtischbuch" (Tipp 1) die Aufgaben (übertragen Sie auch die jeweiligen Aufgaben aus dem Kalender; Tipp 5) für den nächsten Arbeitstag.

 

Sie werden sehen, das entspannt und hilft beim Abschalten!

Viel Erfolg beim Ausprobieren! Schreiben Sie mir Ihre Erfahrungen und Ihre Tipps!


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Kommentare: 8
  • #1

    Ann-Bettina (Samstag, 28 September 2013 11:40)

    Klingt echt gut und sinnvoll. Mal sehen, wie lange ich das durchhalte:-)

  • #2

    organisation-mit-sabine (Samstag, 28 September 2013 15:21)

    Viel Erfolg dabei!

  • #3

    Anthea (Samstag, 21 Dezember 2013 13:54)

    Ein wirklich toller Blog! Schön, klar und ganzheitlich gedacht - das mit den Rezepten und Pausen Tipps ist richtig sinnvoll und spricht mich sehr an.
    Heute schmöckere ich mal durch alle Artikel zu diesem Thema hier, weil ich recht verzweifelt bin was meine eigene Bürounordnung anbelangt. Die größte Herausforderung ist der Punkt 5 aus diesem Beitrag für mich. Ein effektives Ablagesystem zu finden, dass ich dann in Papier- und digitaler Form führen kann. Ich habe zwar keine Klarsichthüllen, aber dafür Papp-Folder, die einen ähnlichen Zweck haben und einen dazugehörigen
    Aktenorder zum Abheften haben. Ich finde so gut wie nichts. Die klare Trennung zwischen "noch im Prozess" und "abgeschlossen" ist ein super Hinweis, den ich bisher nicht bedacht habe und der wahrscheinlich dazu führt, dass mein System nicht funktioniert. Bei mir gibt es einfach zu viele Orte, an den ich bestimmte Unterlagen abgelegt haben könnte. Mir fehlt es leider an einer festen Logik, die meiner Kategorisierung zu Grunde liegt. Such z.B. Notizen zu einer Idee, dann kann sie unter "Produktentwicklung", "Konzepte", "Videomaterial", "Marketingtexte" oder "Wienzeit 2011" liegen. Aber ich bin fest entschlossen mich von diesem Blog hier beflügeln zu lassen und mein Büro ganz neu zu strukturieren/aufzusetzten, weil Zeit und Lust zum Suchen habe ich nämlich wirklich nicht mehr. Vielen Dank Sabine

  • #4

    organisation-mit-sabine (Samstag, 21 Dezember 2013 17:03)

    Oh, vielen Dank für dein schönes Lob.

    Ich hoffe, du findest ein System, das zu dir passt. Aber lass´ dich nicht entmutigen, wenn es nicht immer gleich funktioniert - neue Gewohnheiten muss man einüben. Darüber will ich schon lange einen Artikel schreiben...

    Sabine

  • #5

    Anne (Samstag, 18 Januar 2014 08:36)

    Kurt Tucholsky, ich gehe mit Dir...
    Lg

  • #6

    Marko (Dienstag, 05 Juli 2016 19:34)

    Gut geschrieben! Für den klassischen Büroalltag mit dem typischen 8-Stunden Tag ist sowas goldwert und sollte zum Grund-ABC gehören, wenn man nicht verwahrlosen will. Ich persönlich habe es gerne so (ich arbeite im Großraumbüro), dass ich möglichst kleine Wege habe. Das erspart mir lästige Wege und ich habe es halt eben einfacher z.B. Tipp 2 einfacher nachzugehen. Ich habe mir einen kleinen Tischdrucker besorgt, der mir den weiten Weg zum Drucker spart. Gute Geräte gibt es hier ja heute schon für kleines Geld. Ausserdem wird bei mir der Datenschutz echt groß geschrieben und eine Spezialfirma sammelt und entsorgt unsere zentral entsorgten Akten. Auch hierfür habe ich mir einen Aktenvernichter für wenige Euros zugelegt, der mir den Weg zur Datenvernichtuungstonne spart. Leider war hier ein vorgeschriebene Partikelschnitt sowie die nötige Sicherheitssufe nicht vorhanden (darauf sollte man wohl achten) und ich musste nochmal investieren. Aber seit dem ist der kleine Papierschredder ein treuer Freund.

    In meiner Firma gibt es aber auch eine Logistikabteilung, wo halt eben Aufträge disponiert und betreut werden. Da werden glaube ich ständig min. mal 2 Dinge gleichzeitig erledigt und die meisten Tipps sind leider hinfällig - keine Ahnung, wie die Jungs Ordnung halten ;)

  • #7

    Arakraki A. (Freitag, 29 Juli 2016 16:08)

    Vielen Dank für die Tipps
    mal sehen wie lange kann ich durchhalten

  • #8

    Organisation mit Sabine (Samstag, 30 Juli 2016 09:06)

    Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Gerade, wenn man alte Gewohnheiten umstellen will, muss man geduldig sein und eEinfach immer wieder kleine Schritte machen.

    Viel Erfolg und liebe Grüße
    Sabine